佳软进销存管理软件操作方法之九(采购管理_采购发票)

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采购发票

采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。主要包括：
◆采购发票单据
◆采购发票序时簿

（一）、采购发票
采购发票包括采购发票的蓝字和红字单据，红字采购发票是蓝字采购发票的反向单据，在此一并介绍。在采购管理界面，选择采购发票，打开单据新增界面。在采购发票上还可以把采购时所发生的相关费用与运费等加进去，以方便核算成本。

如果需要做红字采购发票，在打开单据新增界面后，先选择工具栏中的【红字】，再录入数据或用其它单据下推生成。

单据录入方法：
★手工新增：就是整张单据由用户自己填制生成，不需要借助其它单据的信息。
★单据复制：在原有单据的基础上，选择单据工具栏中的“复制”功能，即新增一张与该单据一模一样的单据，用户进行修改后保存即可。
★下推生成：采购发票可由“采购订单”或“采购入库单”下推生成，用户根据需要选择。在“采购发票”新增界面，选择〖编辑〗→〖采购订单〗或〖采购入库单〗，如下图所示：

选择相应单据之后，会出现相应单据的过滤界面，用户可以设置各种条件进行查询过滤，然后进入相应单据的序时簿界面，用户可以用“SHIFT+光标键”选择一张或多张单据的所有分录，也可以用“CTRL+光标键”选择一张或多张单据的部分分录，然后选择菜单中的〖编辑〗→〖下推〗，即把所选择的分录信息自动带入采购发票上，用户可以修改，然后保存即可。在单据界面上，用户还可以看到是用哪些单据下推生成的，方便单据跟踪。
保存后就可以打印了，选择工具栏中的“打印”或“预览”。软件中提供了“单据格式打印设计”功能，用户可以修改为自己需要的格式。

（二）、采购发票查询（即采购发票序时簿）
采购发票查询是针对采购发票、采用不同的筛选条件、汇总依据，然后根据查询的结果进行业务处理和管理控制的功能模块。
选择菜单中的【采购管理】→【采购发票查询】或【采购管理】主界面中右边的【采购发票序时簿】，即弹出“采购发票查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据进行数据的重新提取。 查询界面如下：

功能说明：
★、“名称”、“比较关系”可以点后面的 进行选择。“名称”下拉框中的内容可以在“结果窗体自定义”中进行设置； “比较关系”下拉框中的内容与字面意义一样，用户可以自行理解；
★、“数值”里的内容根据选择的“名称”填写，部分可按“F7”进行查找，部分要手工录入；
★、“逻辑”中有两个选项：“与”是且的意思，指几个条件必须同时成立；“或”是或者的意思，指几个条件只要有一个成立就可以查询到数据。
★、“期间”中包括今天、本期、全部三种选项。“今天”是指操作当日；“本期”是指账套当前所在的月份；“全部”是指账套中所有时间段。
★、“审核标志”中包括审核、未审核、全部三种选项。“审核”是指已审核单据；“未审核”是指未审核的单据；“全部”是指包括已审核与未审核的单据。
★、“作废标志”中包括作废、正常、全部。“作废”是指该单据中的相关信息有误，已被废除的单据；“正常”是指除了作废以外的单据；“全部”是指包括已作废与正常的单据。
★、“红蓝字”中包括红字、蓝字、全部。“红字”是指红字单据；“蓝字”是指蓝字单据；“全部”是指包括红字与蓝字的所有单据。
★、“钩稽情况”中包括已钩稽、未钩稽、全部。钩稽是指采购入库单与采购发票进行了关联，是核算入库成本的依据，已钩稽的发票才可以执行入库核算。
★、“对等核销”中包括已核销、未核销、全部。对等核销是指两张信息一模一样的红字和蓝字单据的对等核销。
★、磁盘保存功能：在查询界面的左上角，用户把常用的查询条件设置好后，可以用这个功能保存成方案，以后调用这个查询方案就可以了。
★、删除功能：用户觉得以前保存的某方案不再需要时，可用此功能把方案删除。（注意：方案列表中的“默认方案”是不能删除的。）
★、清空条件功能：用户设置查询条件时，如果觉得有误，可用此功能清空所有条件，重新进行设置。
★、排序功能
：此功能是用于查询结果窗体按这里设置好的条件进行排序。选中列表框中某个类型，点“添加”
即添加在下表中，在 升序的框中打勾则按升序排序；上移
与下移
是调整添加类型的位置的；删除
是用来删除已添加而不需要的类型。
设置好查询条件后，选择“确定”即进入查询结果窗体，在窗体的右上角提示当前查询到共几张单据、有几条记录信息等，在采购发票序时簿界面，可以进行单据的新增、修改、删除、审核、反审核、作废、反作废、拆分、还原、对等核销、与采购入库单钩稽、关联单据查看等功能操作。
结果窗体的列宽用户可以自行设定，将光标移到列标题处，拉动相应的列即可实现。

下面就序时簿中的相关功能进行说明：

★、“关联单据查看”：指与采购发票发生关联关系的单据，可以用此功能进行查看分析。用户在序时簿界面选择需要查看的单据，执行菜单〖编辑〗→〖关联单据〗功能，即可查看到相应的单据。

★、“单据拆分与单据还原”：由于实际业务处理的需要，有时可能需要对采购发票进行拆分。因此，系统提供采购发票的拆分和还原处理，具体操作方法参照采购入库单。

★、“单据核销与单据反核销”：系统提供红字和蓝字采购发票的对等核销和反核销的功能，具体操作方法参照采购入库单。
★、“导出为Excel”：将查询所得的结果导出到Excel文件，选择“编辑”菜单中的“导出到Excel”文件，根据提示操作即可。
★、“设置锁定列”：由于结果窗体数据列较多，在实际使用过程中，在查看后面的数据时，前面的数据会自动隐藏，软件系统提供了“列锁定功能”，“编辑”菜单选择“设置锁定列”，弹出如下界面：

输入锁定列数（如2），点“确定”即可。这样结果窗体的前2列无论结果窗体如何拉动，始终显示在界面上，方便查看。
★、“恢复默认列宽”：软件系统提供了“恢复默认列宽”功能，使结果窗体各列恢复到默认列宽，此功能的优点是在用户实际操作过程中，有些列被拉得很宽，有些列有时会拉得看不到了，通过“恢复默认列宽”功能来恢复到系统默认的列宽。

★与采购入库单钩稽和反钩稽：对于采购发票，钩稽是发票与入库单确认的标志，采购发票钩稽就是在当前发票序时簿界面，先确定一张符合条件的发票单据，然后选择〖编辑〗→〖与采购入库单钩稽〗，系统会弹出钩稽界面，并给予相应提示信息，另外，对已钩稽的发票选择【采购管理】→【钩稽日志】，进入到钩稽日志中，执行反钩稽操作。
下面详细介绍钩稽及反钩稽的具体操作方法：
1）采购发票的钩稽界面
当在发票上执行钩稽操作时，系统会弹出如下所示的“钩稽”界面：

在该界面上方显示当前所选采购发票，下方显示采购入库单。 系统提供自动和手工选择采购入库单进行钩稽的功能，并有相应的选单工具。下面将逐一介绍“钩稽”界面的功能。

☆、自动钩稽：选择菜单上的〖单据钩稽〗→〖自动钩稽〗，如果该张采购发票是用采购入库单下推生成的关联单据，则会与源单自动进行钩稽；
☆、钩稽：选择菜单上的〖单据钩稽〗→〖钩稽〗或点钩稽这个标志，则是手工钩稽，前提是必须已经选择好相对应的采购入库单；
☆、采购入库单查询：选择菜单上的〖采购入库单〗→〖采购入库单查询〗，即弹出采购入库单查询过滤条件界面，设置好条件点“确定”进入序时簿界面，选择相应的采购入库单，点菜单上的〖编辑〗→〖追加〗，就把采购入库单的信息带入了“钩稽”界面，如果要选择多张采购入库单，用“Ctrl+鼠标左键”进行选单。采购入库单选好后，点菜单上的〖单据钩稽〗→〖钩稽〗或点钩稽
这个标志就可以钩稽了，成功后会出现提示；
☆、采购入库单移除：在未钩稽前如果发现采购入库单选择错误，选中该张单据，点开菜单上的〖采购入库单〗→〖采购入库单移除〗，则在“钩稽”界面除去了该张单据的信息；
☆、采购发票移除：在未钩稽前如果发现采购发票选择错误，选中该张单据，选择菜单上的〖采购发票〗→〖采购发票移除〗，则在“钩稽”界面除去了该张单据的信息；
2）采购发票的反钩稽操作
选择【采购管理】→【钩稽日志】，弹出过滤界面：
★、时间段用户根据需要自行设置，但是反钩稽则只能反本期钩稽的单据。
★、钩稽类别：有全部、采购、销售三种选择。“全部”指该时间段所有的钩稽单据；“采购”指该时间段采购管理中的钩稽单据；“销售”指该时间段销售管理中的钩稽单据；

用户设置好后，点“确定”进入钩稽日志操作界面：

用户选中需要反钩稽的单据，选择菜单中的〖编辑〗→〖反钩稽〗，会弹出反钩稽提示，点“确定”即反钩稽成功。

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（三）、采购发票的相关报表及采购管理中的其它报表
1）、采购发票汇总表：是反映一定时间内按关键字汇总数据、以综合反映发票执行情况的报表。 即可以按物料类别、供应商类别等汇总反映根据不同条件所查询到的业务信息，是对采购发票的独立查询。

设置好条件后，选择确定进入采购发票汇总表界面，可以看到物料是根据所设置的条件进行数据汇总的。

2）、采购价格资料：是针对不同供货商与物料的供货价格与设置的采购限价进行对比分析的报表。

设置好条件后，选择确定进入采购发票汇总表界面，可以看到不同的供应商与不同的物料的供货价格与设置的采购限价的对比分析。

3）、采购价格分析：采购价格分析是针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。是针对采购发票进行分析的报表。

设置好条件后，选择确定进入采购发票汇总表界面，可以对比分析物料在不同供应商中的平均价格、最高价、最低价与最新价格。

4）、即时库存：在即时库存查询中，使用者可对某个所关心的物料进行查询现有库存情况，也可查看全部物料全部仓库的现有库存情况，也可查看某个仓库中存在有多少种物料，每种物料的数量。
而且最重要的是在新增不同单据时都可随时查看即时库存，方便用户及时了解库存情况。

设置好条件后，选择确定进入即时库存界面，就可以看到根据条件查询到的数据。