磅房业务管理在各个行业的应用价值分析

wesleyella

吴成山：非常感谢集团给我这个机会介绍山西分公司的行业套件磅房管理，希望通过我的讲解大家对这个行业有所了解，首先我从以下几个方面介绍磅房行业。磅房管理我们为什么要开发这套系统，而且他的难点，我们怎么样提出问题，这个就是效率分析和我们做得典型客户的介绍。首先磅房的应用他主要是针对电子服务器的管理，电子服务器对一个企业计量上起到很大的作用，陕西用的比较多的是我们煤炭企业、焦化企业，基本上通过火车运输。
他通过电子服务器的计量，分类一般是汽车衡和轨道衡，在轨道衡管理基本的问题不是很大，汽车衡管理企业存在的问题比较多，他为什么出现这种问题，轨道衡在汽车运输过程中采用人工计量、人工开票，可能有司磅员、开票员进行称量，开票员进行写票，在写票过程中他那个仪表显示的事物，这个数量就消失了，一旦司磅员我负责写票销售的过程中如果形成中间是十吨，这个可能就变成九吨半。焦炭、粮食这个行业他一旦写了以后基本上是你很难查出来的，这些物料基本上是露天存放，水分进来以后他本身有防，我们在做山西企业的时候，煤炭、焦炭等等这种私营企业特别多，对这一块也是相当关心的。
另外一个我计量中存在的问题，司磅员、写票员存在一种问题，我炼焦配煤的时候需要不同的煤，你像我在配煤四种煤需要一定比例，我可能要签一个合同，他这个合同基本上是一个质量合同，相当一个索赔合同。我的煤炭进来以后，要求他的水费，我的交通指数，你的水费不能超过6%，像山西的企业他基本上是出口，对流份的要求相当高，他会签这一系列的指标，他会后面附有惩罚性条款，你的水费本身是6%，超过是怎么扣罚，流份他可能会达到1%你要超了2%，一车煤全部就没收了。那个时候一些企业我给你的样子里面，350块钱根据发射量，你如果是没超过180卡我可能给你讲10块钱，你发的高我可能给你加强，这个是质量扣罚的一个标准。
有了质量合同以后，规定这个合同，然后对每一车进行采样化验，像化验过程中给你这些指标确定你的结算数量、价格，在这个过程中如果我的指标不合格，相应的化验员、采购员相互勾结把不合格的原料变成合格，像这样的扣罚相当严厉。比如流份我做的是1.1，标准是1，我直接可以写上1就行，特别是我在管理的时候，我的化验员、材料员我知道我裁的样是水压的，这样给企业带来的损失也非常大。
刚才简单介绍一下报号的应用过程中为什么对企业非常重要，关于绩效这一块当时老板选司磅员，他要注意几点，就是这个人相对脑袋比较笨一些；再一个如果是司磅员，在一线上来的他会感觉到我做这个东西尽量被重划的时间减少一些，在这种情况下干了一半的时间，包括你在这个过程中是否举报你作弊，或者通过计量、复查我亏损没有亏损，最后可能出现的人还特别多。你像这个企业曾经一年光煤炭亏吨亏了一半，山西私企这一块司磅员用的是亲戚，特别是焦化厂全部从电、光缆出。我做的是棉山这个地方，他现在出口大概是1000块钱一吨，当时我们算了一下千分之一、万分之一算起来就比较可怕，以前他们也出现过问题，基本上是兄弟式，他也跑了将近300的焦炭，什么手续都没有，然后我绕一圈再过一次，后来就干脆把煤拿走再去卖，等于管理相当混乱。
另外还有一个司机在车皮上作弊也很多，基本上一个台面，司机他在车开的时候，我在进行销售拉货的时候，我拉10吨煤，我这个车一边磅才9吨，这个司磅员就很容易过关。一个钢铁销售的例子，基本上销售钢材他是一个贾纲车，他会在车下面焊上一个夹层，在过磅的时候注满水，销售企业他那个过离司磅员比较远，回来以后我再装上出来，每次他可能赚上1吨的钢材，像这样的例子很多。
而且现在出现一个仪表装置，干扰仪表，这种情况非常多，另外一个出现这种情况司磅业务量巨大，就像我刚才说的三江焦化厂，500到1000张，他基本上用麻袋装，这么多单据中去查找一部分问题，这个难度相当大。另外一些电子方案在这个输出来接着就不显示了，有些企业没有办法采用电视监控，有时候可以起到一些威慑作用，但实际也不起作用，这个你不可能随时看到。
另外一个环节在材料结算员结算的时候作弊，这个问题也比较严重，你像在结算员权力很大，一般企业的结算跟你报单、化验单、合同结算，一般企业在化验的时候基本上就一车，而且量相当大，他这个客户基本上是熟悉。我们做过一个钢铁项目，结算员对客户很熟悉，他在写数据上我可以给你算合格，又可以扣你、不扣你，我跟客户关系好就不扣你，或者有一些数据本来的，但是我们私下有交易我一样可以不扣你，查出来我就可以推出理由，这个利益我会得到。
另外一个对销售发货环节存在一个问题，基本上对煤矿有用处，基本上都是现场销售，我开一张1000吨原煤，他是分次进行的，我可能从通过一车一车的提，领导必要关心我怎么样控制你提的时候正好的时候我能自动给你终止，像这个企业比较多，像山东他曾经就是一次三个月就跑了接近四五千吨煤。下面就是针对存在的问题磅房系统怎么处理的，首先看原料的采购业务，磅房系统主要是控制两方面，一个是采购、一个是销售，像这个流程图在做三家项目的时候给企业做的图，我这个公司要跟供应商签订一个质量合同，价格是多少、运费多少，如果超过我的标准以后怎么处罚，签订完之后要经过计划部门审核，给磅房下一个报货通单，这是一个签订合同的过程。
另外一个是收货过程，他基本上是拉煤车，首先我要过一下这个车的车号是多少，这个时候司磅员记录过程中你是哪一家煤、什么品种、车号、司机，然后进入这个过程中自动打印出来一个卸货、材料通知单，然后在料场卸货，由仓库的部门和质检部门负责收料，我水费是不是超标的，或者查看铁钉水分是不是超标，我们是办这样的内容。每项超标在这张单子上水费超标，这个超标不是化验出来的，是眼睛感官这个时候形成的。他在通知单上写上超标，我扣你一吨，还是扣你几吨，司机卸货以后他就拿着张单子在进行回批，是通过计算机与电子相连，然后自动去取数，这个时候提货就可以打印收货的磅单，司机就可以出厂，这是一个收货的过程。
料场人员看一下水费是不是超标，如果超标我就扣你，是这样一个过程，同时在进行这个过程中还有一个质检的过程，像这些企业煤炭、铁钉份他需要一个采样，然后还需要质量、化验，像这个过程中我刚才说了化验资料员、采样员存在作弊过程。我们怎么样进行控制，基本上评避他的信息，你采样、你化验了我不知道我采的煤是谁的，基本上这种情况下作弊的可能性会小一点，我会很好的完成我的本职工作，在采样、化验过程中我知道就是水的，可能我会出现一些偏差。
最后一个过程化验数据出来以后，化验数据到位自动传到结算系统中，直接可以给你一个磅单，给你一个化验单根据我的合同，这个系统可以自动算出来，我这个一车煤应该扣你多少，结算单价是多少。结算员是靠计算机自动结算的，报单是多少、报价单是多少，这个是不同的部门来录入的，结算员是没有权利修改的。结算出来以后他会出来一个月末，或者一段时间付款，我算出来以后每一车的煤我应该结算多少，然后就是用户、客户，然后用电脑单进行开发票，这个直接跟我们用友系统直接挂接起来，像这套系统基本相当于前台系统，我一个自动去输，然后就是一个质检过程，还有材料过程，然后我自动算出运费，像付款直接进入到库存进行管理。
下面看一下针对中间管理难点我罗列了一下，这些是怎么解决的，第一个就是怎么样控制司磅员的过磅的作弊，这个在计算机处理简单一些，现在我可以通过计算机跟电子磅仪表直接相连，电子磅显示10吨这边肯定也显示10吨，我这个打印控制比较严。如果你通过冲销的方式进行修改，你像在这个过程中他对得比较多的可能是仪表。比如深圳一家、杭州可能是两家，基本上不超过10几家生产仪表的，这些仪表基本上都有接口。另外一个系统还有一个功能自动判断车辆，我可以自动判断我是否达到最大的值，他显示仪表从车上磅，使用计算机以后比如车未完全上磅，我可以存盘、打印，这样一样也可以存在作弊，这个系统会直接判断，因为车辆的行进过程中，如果未达到最大值他的数是会发生变化的，我的系统会自动进值的。
像另外一个车完全上磅，压磅的过程中基本上这个主要需要一些硬件设备的支持，采用红外线压磅设备，如果车不完全上磅，中间红外线基本上是不同的。通过这几种手段就保证这个车完全在磅，而且这个数完全要稳定，这个电子仪表显示多少我就是多少，然后通过计算机自动打印报单是多少就是多少，司磅员的权利基本上也就被剥夺了。另外司机这一块计算机处理他基本上会根据一些车皮，同一辆车他的皮重不会超过200公斤，一次来了以后可能是一个重量，水加的比较少、油加的比较少就是一个重量，这个过程就需要外面基本上是由司磅员处理，检查这个车辆是否有问题，作弊我需要把车皮夹中，我在车上要放一些物品，这些基本上通过检查就能检查出来。
另外还有一车过多次，你进来首先你过完毛重以后，你过完皮重我认为这两车整个业务完成了，他要想过两次他不希望卸货，这个车不卸货又磅一次，计算机会自动报警，不允许你在此过磅。另外这个过程中通过车号我盖一下车号，给司磅人员进行配合，我给你改个车号，计算机就判断不出来，出现这种情况基本上加上一个硬件设备控制，我在进行存盘打印过程中通过图片形成，这个监控是有事后反映的，当时感映不出来，通过我所有过程计算机进行流程，司磅员他可能相对比较忌讳，这样尽可能的捕捉他的作弊行为。
另外一车过或多次过，我可能记录他的入场时间、出场时间，你一车过多次中间三个小时可能就多过了两次，中间一小时或半小时我又过了一次，你那个车可能有问题，拉一车煤只要三个小时，三个小时内你过了两次或者三次，这个也会发现一些问题，通过计算机可以解决这些问题。另外一个采样员、化验员作弊的影响这个怎么控制？基本上就是一个评避，计算机他会形成两个编号，我过毛重他自动形成采样单耗，他基本上进行评比，司磅员知道，然后我的材料员、化验员，采样员货物通单他会打印两个部分，一个是车上信息，一个是采样单号，打印那个号以后我为了叫这个号码评避他，打印出来以后他发现司机对着阳光一看把这个号可以看到。我把专门定制一个磅单，我通过定制发票后面我通过涂黑，这个我采样的时候我不知道采什么样子。
然后制样的时候他也不知道，像这个整个流程看一下流程图大家会清晰一些，这个财务业务量大，像这个就不多说了。下面看一下简单的界面，像这个软件相对来说可能是比较简单一些，做起来考虑到司磅员的水平比较低，在这个过程控制首先一个我计算机自动会显示出我这个车的品种，然后我再给我在此过的车皮我又没看出来这个车是否有问题。另外一个计算机自动采集数据，像毛重，然后提供自动从仪表方式走出来，仪表上显示多少他就是多少。
这几个数发现还没有问题，他会不允许你过磅，在过磅的过程中出现这样的问题，如果作弊的人员比较低，这个计算机可以不理解。这个也是采购订单，这个是一个质量合同，每个单位签订了，包括我的增值税多少，另外他会根据这些指标，下面是一个质量指标，我可能会定义一些会费、流费这些指标，然后按照这些指标进行扣罚，我采购订单的功能它相当于计算公式的定义，我并不是只面向一个合同在计算机上，你像水费、会费越低越好，定在15%，超过15%超一扣一，通过这样的公式进行设置，我定义这个指标我是扣你价格还是扣你重量。
另外还有一个取数方式，就是对这个化验怎么处理，像这个系统我一方面是防止企业内部人员作弊，另外一方面又帮助人员作弊，你看在结算过程中他会想尽一些办法进入供应商前列，我流份化验的数据可能是1.12，这时我化验数据是1.12，在结算的时候你化验的时候有可能是1.12，后面是1.11，你晋升到1.2，怎么样对我有利怎么样操作，一个是他是防止司磅员作弊，但是他也作弊。还有就是他都有一个外面的过程，你来可能是15吨，你一过可能就14.8吨。
你像我们做山东铝业的时候，你过毛重的时候最后一个小数我要把他舍掉，15.85，你就是1.58吨，你过了5吨22你就变成5吨3了，过皮重是越重越好，一次100公斤，进了五百车就是六百车，就是从供应商苛扣这一块也是相当大的，就是取数方式你是采用四舍五入，我只用一个小数进行结算。你像流份越大越好，我就要大，煤炭我有一个回收率，这个时候他会要求越小他就扣你多，你把他舍弃，你是68.98应该是四舍五入基本上是合格了，但是我不这样，你把这个0.08给舍掉，我一样要扣你，像这些企业基本上还是比较多的。
后面还有小数位数，分组定义，满足他的结算的复杂性，你让企业结算的时候他有规定，你采样的时候我在车上采的样，结算方式是不一样的，采车上采样可能我对你扣的严一些，但是卸货以后对你扣的宽松一些，包括这些业务相对可能是比较复杂的。另外一个质检管理计算机控制他会接收到几个人员，司磅员、采样员、化验员，怎么样评避这个信息，我在过磅过程中计算机会自动形成采样单号，可能通过企业交流很长时间，要求你必须评避这个号要有一定的意义。比方我在这个号我要表示出来这一车煤是哪一家的，然后是哪一天进的，他的流水号是多少，而且他要求是哪家的，因此知道以后我起到什么作用，要求做到每天一遍。
这个号打出来以后通过司磅员通过密封以后，司机拿着个单子到煤场进行卸货，煤场有采样员知道这是哪家的，要求这个号一直是到化验室、采完样以后这个号才能够打开，他可能采完样以后把密封的条送到下一个流程，一旦中间就一个号下面整个环节都通了，我把采样单号重新设立一个化验单号，我通过二次编号以后他也不知道，我的化验员制造二次编号，我不知道采用单号包括前面那一家的，像对付这个数据一旦出来以后化验员不知道哪一家的煤，我想作弊相对会减少。
这个过程可能流程比较严峻，通过计算机控制软件相对比较简单，我可以根据磅货单形成二次编号，我把化验数据输进去就可以了，结算管理基本上就更简单了。我会自动调动你这个磅单是哪一家的，然后我的合同掉出来，我通过定义的公式他会自动算出来，我结算数量我应该扣你多少，像这点它会自动生成。通过这一点可以给企业提高很大的效率，你看我们做的那三家，他每天走的是500辆车，多的时候有1000辆车，大概有7、8个结算人员，把化验单对应起来，找出化验数据来，我是按以前的价钱平均值计算，然后他把他的磅单、你的流份可能是0.7，那一车可能是零点几，然后最后除以你的数量之和，这个就相对比较精确、比较准确一些。
如果你要进行简单的平均这个意义就不是很大，一个户就送来100车，然后把流份、化验指标对应上，然后在出一个总数，这个计算量就相当大了，但是通过计算机相对比较简单了，但是他这种复杂程度也许要10、20分钟。另外他需要流份我的指标是1%，你超过2%我要去收，但是你是在收不下来还有另外处理方式，首先你要找出2%以下你才能参与，2%以上你要搬走运算，中间条条框框非常多，把他们整个结算过程定义下来200、300个公式，而且完成不了手工基本上大体结算数就行了，实在算不出来我随便编出个数，企业对这一块也是相当头疼的。
另外一个入库管理，这一块对我们U8进行挂接的，按照不同的煤种进行分类混组，生成单据，另外还提供了运费结算，这是一些简单查询的时时监控，我们做三家项目的时候，他们的老板基本上在家里局域网把整个系统连接，他在家里每天的结算情况、进货情况他都能知道，每过一车的详细情况，哪一车什么时候定的，重量多少、拉了多少车，包括我的质量情况、结算情况，签订哪个合同都能查询。
然后通过结算我们可以很好的解决，我执行哪个合同，化验结果是什么，这是一个比较明确的一个方法，领导者提供一个比较明确的信息，另外一个就是可以对质量进行监控，像这个标，特别是焦化企业特别有用途，对他指导生产非常有用处，我可以知道进来哪些煤平均质量是怎么样，在进行手工计算这个工作量是比较大的。产品销售重点就是控制一个剩余量，就是我每拉一车在产品销售过程中再开一张提单，每发一车时时更新，保证你这个数量不会错，你这个车拉了20吨，我这个发货单还剩10吨的时候计算机会自动禁止给你提货，你再交10吨的钱，一车可以拉两个单子。
产品销售管理基本上是跟定货差不多，控制我这个发货数量，销售发货单像这个过程直接从U8系统中挂接，通过选择出发到磅房系统中进行控制。然后用友的一个接口，像这个磅房系统他的主要接口是库存系统和销售系统，库存系统是一个产品销售单，生成调库单、销售出库单，另外跟销售系统挂接。我通过审核以后我直接可以出发到磅房系统中进行控制发货，每天发货过程中生成销售出货单，然后在回写用友的提货单，然后后续的结算通过用友系统来做。下面这个是效益分析，他这一块主要是三个功能，一个就是控制你的计量过程中的作弊；另外就是质量上的作弊；第三个是结算作弊，通过这一年基本给企业省100万是很轻松的，他说了远远不止这个数据，他在某一个环节发生很小的事物可能就会带来几十万、上百万，你像一个一百万的电话卡基本上是在20、30个亿，质量价格是相当高的。
再一个事后监督审查变成事前监督控制，司磅员这个控制他事后的一个审查，通过这个系统我可以时时的控制。另外可以大大的减轻员工繁重的手工劳动，包括库管人员、结算人员，包括统计人员。在一个可以给领导提供详细的资料，这是我们做得一个典型客户，像焦化行业，金大焦化、钢铁行业，然后还有一个山东做了一个新发集团他是一个合成铝的一个企业，员工在12万人左右，煤矿基本上像信息煤矿，在粮食行业我们做了一个长生集团，作了棉籽油，制造豆油。
咱们来看一下运用行业，应用行业可能是体现价格最高的是焦化煤炭和冶炼行业，你看焦化行业和冶炼行业他是属于加工行业。你像焦化行业他进的是原煤，通过焦炉产生焦炭，我生产出来的原料都需要通过汽车运输，它基本上是露天存放的，他所有一进去以后通过磅房用得特别多，像这个行业对他的价格可能是最高的，这个就是冶炼行业，包括炼铁厂，焦炭、铁矿石、石灰、炉渣，可能绝大部分都需要通过过磅进行计量。
他设计的产品铁钉经过计磅来进行，这个量也是很大的，企业对这方面的需求也是相当大的，像建材行业，水泥厂这一块要求他进的原材料价格都不是很高，但是他的量很大，这一点它体现的价格不会有那两个行业高。煤炭行业主要是煤炭销售，可能基本上也是比较重要的，火力发电这一块主要是进原煤，绝大部分最关心原煤的控制和怎样结算，你像磅房这个系统通过这几个系统，我们山西焦化，包括浪潮、金蝶，可能感应到大家都有，恰恰通过我这一点行业插件基本上就可以把他们打败，煤炭行业、焦化行业企业对这一点也是想当关心的，他一进一出辅助材料的采购，像那些方面的采购资金，他可以忽略不计，像焦化厂购新的是大众原材料我怎么进行采购，怎么样进行管理，质量、指标怎么保证质量，通过这几个方面进行有效的计量，我今天介绍就到这里，谢谢。
主持人：由于时间的关系，如果我们大家有什么问题可以私下做交流，下面我们就有请哈尔滨分公司的刘国金分享一下他们在商贸企业的一些做法以及他们的成功经验。