“鼠标+生物技术”的战略

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“鼠标+生物技术”的战略

----湖北安琪股份信息化经验

一
、企业简介湖北安琪酵母股份公司（以下简称‘安琪公司’）是从事酵母、酵母衍生物、酵母抽提物研究和产品制造的专业公司。是国内规模最大、品种最多、市场占有率最高、产品开发能力最强、经济效益优良的酵母研究经营的高新技术上市公司。

安琪公司的酵母产品包括酿酒高活性干酵母和面包高活性干酵母两大系列，其中耐高温酒活性干酵母、啤酒高活性干酵母、葡萄酒高活性干酵母等均属国内首创，目前正在推广的耐高糖面包面用酵母将成为公司在添加剂领域的主导产品。除酵母外，公司产品还包括酵母味素、康普力星保健食品等酵母关联产品。

安琪公司高活性干酵母现有生产规模为10000吨/年。正在兴建的"年产15000吨干酵母"工程是国家级重大技术改造项目、是上市募集资金建设的最大项目，将于2001年12月竣工投产。酵母味素和康普力星保健食品是通过对酵母进行深加工开发的高新技术产品，公司拟兴建的年产5000吨酵母味素项目和康普力星保健食品项目分别被列入湖北省八大高新技术产业化项目和国家计委高新技术产业化推进项目，将成为公司新的经济增长点。

安琪公司在全国设有22个办事处，形成了信息灵敏、反应迅速、渠道畅通、控制有力的营销网络。产品销售遍及全国，并远销欧洲、亚洲20多个国家和地区，国内市场占有率达30%以上，居全国行业之首。

二．安琪实施信息化项目背景：

随着计算机技术的迅速发展，互联网正逐渐改变着我们的生活，安琪公司的领导层认识到，网络技术的应用将改变现有管理理论，它提供了许多在传统条件下无法实现的管理手段，可以使管理层次大幅减少，使管理针对性更强。而随着公司规模扩大，管理工作的重要性进一步增加，必须大力提倡在企业经营与管理中全面应用网络技术，提高企业的运作效率。因此，提出了"鼠标+生物技术"的发展口号，针对组织变动、工作流程重组、营销网络建设与管理、生产组织指挥等企业运行的重要领域，积极大胆尝试，争取企业管理进入一个新层次。

配合着企业管理的改进，安琪公司迅速启动了企业信息化建设的步伐，于1999年试用并购买了浪潮国强财务软件V5.5版，经过浪潮集团通用软件有限公司（以下简称‘浪潮通软’）在湖北宜昌的合作伙伴君联电子公司技术人员的努力，财务核算部分的模块已经正常运行。但是，财务软件必竟只是企业管理的一部分，财务电算化一般也只能解决工作量和速度的问题，并不能真正改善企业的管理水平，尤其是解决不了长期困扰企业的财务、业务不一致的问题。

1、主要存在的问题：

1）
软件只能实现核算的功能，而没有改善企业的管理水平，没有达到提高管理的预期目的

2）
软件中各种管理的审批权限不够严格和细致，例如对操作权的审批、对资金收付的审批

3）
数据不共享。由于只在财务部门使用软件，其他业务部门还依靠手工处理业务，所以无法在管理的各个环节形成一个数据流，并且实现数据的一次录入和信息共享

4）
财务和业务数据不能自动地实现核对，还需要人工做大量的对帐工作

5）
业务管理中的具体问题，包括物资和设备采购、物资保管、生产、销售与产成品保管、外地中转库等各环节中的具体管理问题，在此不便一一细述。

2001年初，当安琪公司的领导看到国家经贸委推荐的烟台汽车厂信息化应用报道时，经过认真商讨，决定向烟台汽车厂取经。2001年3月份，安琪公司组织了一个包括财务、企管、信息中心、销售在内的考察小组对烟台汽车厂信息化应用情况进行了考察，并途经济南浪潮通软公司的总部，与其领导和技术开发人员进行了深入的沟通，一起分析了应用不理想的原因，认真观看了浪潮通软最新开发的ERP软件的产品演示，最后经过双方磋商，安琪公司决定进行产品的全面升级，由单一的财务核算软件转为全面的ERP应用系统。

3月底，浪潮通软公司的技术人员又到安琪公司进行了实地考察和现场交流，对于安琪公司的需求进行了调研和分析，并向安琪公司的中高层管理人员进行了ERP项目实施的培训，收到了良好的效果，获得了安琪公司最高决策者的支持，项目正式启动。

三．安琪系统软硬件方案

安琪集团共有控股公司9家，分别是：

1.
湖北安琪酵母股份有限公司

2.
宜昌溢美堂调味品有限公司

3.
宜昌喜旺食品有限公司

4.
宜昌西陵酒业有限公司

5.
宜昌安琪物贸有限公司

6.
宜昌安琪生物药业有限公司

7.
宜昌久盛有限公司

8.
山东滨州安琪酵母有限公司

9.
宜昌妙香园豆制品有限公司

另外，公司在全国还有十个中转库，为了更好地实现集团的集中管理，加强对控股公司和外地仓库的监管力度，集团采用了VPN（虚拟专用网）方案，构造起了广域环境下的企业管理信息系统，实现了“全国一盘棋”的战略。

在应用软件方面，集团公司及各控股公司统一采用了浪潮通软公司专门针对流程行业开发的ERP软件“浪潮通软Prolution企业版管理软件”。

在硬件方面，集团公司使用了IBM专用服务器，网络操作平台采用WINDOWS NT 4.0，集团公司内部的客户机和其他公司的客户机全部通过VPN技术直登录到集团公司的服务器上，这样既实现了资源共享，又可以统一考虑安全、备份等方面的工作。

四．安琪ERP项目实施介绍

本着实事求是的原则，经过双方认真分析，本项目的实施接受了浪潮通软“整体规划、分步实施”的建议，第一期工程以财务、物流管理为主，实施周期计划为三个月。希望本期项目完成后，实现公司财务管理和物流控制的一体化，使各业务部门的信息可以完全共享，除完成基本的核算业务外，还可以完成采购管理、库存控制、销售管理的业务管理，为企业管理提供最直接的基础信息；同时，在系统建设过程中，充分考虑系统未来的扩展性，为将来的生产系统、质量管理系统预留相应的接口，以利于下一步整个ERP系统的建设。在双方的共同努力下，经过三个月的工作，基本完成了对安琪财务系统的升级及ERP系统中物流管理系统的实施工作，以下对是实施过程的简要回顾。

项目实施共分为两个阶段，第一阶段为财务系统升级及物流系统实施准备阶段，这一阶段主要完成的工作见表一；第二阶段为物流系统实施、维护及二次开发完成阶段，这一阶段主要完成的工作见表二。

表一：

项目阶段	时间段	完成工作
1．流程规划，    提交、讨论	略（以下同）	1、 定项目目标；编制详细的实施时间表。   2、提交财务、业务系统基础数据设置调整方案。
		了解各部门需求,讨论财务、物流系统的升级及实施方案
		浪潮财务系统培训
		浪潮物流系统培训
		物流系统操作流程及升级方案的讨论、提交
2．物流升级   程序开发测试		物流升级程序设计、编码
		物流升级程序测试、调整
3．需求调研		二次开发需求详细调研
4．系统升级及    数据调整		指导财务系统部分基础数据初始化
		指导物流系统部分基础数据的初始化
		财务、物流系统全面升级
		升级后数据调整

表二：

项目阶段	时间段	完成工作
1．试运行	略（以下同）	系统试运行,验证操作规程的可行性
2．正式运行		1、通软安琪项目组成员按安琪部门业务分工，负责升级后的实施维护。   2、 协助安琪业务部门实现业务流程在浪潮软件中的标准化、规范化   3、运行中有关问题的解决   4、二次开发新增功能的程序升级、功能完善、指导使用
3．后续调研		合同中二次开发及后续需求的报告评审、详细设计、编码、测试、提交（在通软公司总部完成）
		升级后新需求的调研、反馈
4．二次开发		后续部分需求的详细设计、编码、测试、提交（在安琪完成）

由于安琪公司以前使用的老系统只是一个财务核算系统,与浪潮通软目前的Prolution 企业版管理软件无论在功能上还是在数据结构上都差别很大，所以升级只能把大部分基础数据升级上来，由于大量新功能的使用，部分基础数据还要进行初始化。升级工作只是该项目的一小部分，大量的工作还是在项目实施上。
五、项目实施成功的重要原因：
在实施过程中，也碰到了国内软件厂商经常碰到的，诸如企业部门之间需要协调、软件流程与企业的实际业务流程不一致的问题，但在企业与软件厂商双方的共同努力下，最终一一解决了实施中碰到的问题。
1、
企业管理层的支持是项目成功推进的重要保障。
由于这个项目涉及到多个部门，又存在业务流程调整的问题，所以根据实际需要，一般由安琪财务总监或安琪项目协调小组负责人不定期的召开会议，通过听取各部门的意见，了解真实想法，会后可以有针对性的解决问题。对于企业自身的管理问题，在这种会议上有的可以当场解决，有的需要会后落实。企业自身的管理问题解决了，既有利于企业自身的发展，更有利于整个项目的顺利推动；对于重要会议，会后形成会议纪要，以安琪总经办的名义发文给各个部门，使每个部门都能更好的了解、参与、支持项目。
其实，有许多项目实施的不太成功，软件还是那份软件，实施人员还是那些实施人员，不成功的一个很大的原因就是企业的领导层对项目不太重视，而简单地将项目的实施交给软件公司或者某个部门负责，最终由于推进过程中困难重重而导致失败。安琪公司的领导具有高瞻远瞩的战略眼光，年初就提出了“鼠标+生物技术”的策略方针，所以在实施ERP项目时给予了项目组非常大的支持，由公司财务总监亲任项目协调人，每当项目实施推进过程中遇到困难时，项目组都会及时开会并向安琪公司的总经理进行汇报，项目的许多文件又都是以总经办的名义正式发布给各部门，也使各部门领导对项目赋予了足够的重视，这是项目能够按计划推进完成的最重要原因。
2、
软件厂商经常与企业沟通，取得企业理解和信任。
对于运行过程中出现的问题，及时了解情况，尽快提出解决办法；对于暂时不能解决的问题，只要不影响软件正常运行，跟企业说明真实情况，取得企业的理解，先让企业变通使用，不因为功能的暂时无法满足而影响整个项目的进度。
对于涉及企业业务流程重组的敏感问题，在实施前给企业详细的解释利害关系，优点缺点，尽量避免软件运行后，才发现根本行不通。想推倒重来。这时就会使实施人员陷入被动，也给企业带来不必要的麻烦。像在正式实施前，企业一直希望通过升级后，使用某项功能，而这项功能将直接影响到企业目前的业务流程，经过双方的认真分析，认为目前还不俱备实施该功能的条件，所以经过反复的交流，软件公司把其中的利害关系以书面文档的形式递交给企业，让企业决定是否使用，最后企业结合本单位的实际情况，反复权衡，并经安琪集团的总经理最后批准后，决定暂时不使用该功能，等明年年初再考虑使用。事实证明，暂时不用该功能对整个项目的实施是有利的。
3、
工作计划、实施步骤文档化。
对于每周的工作，在上周末制订详细的工作计划，同时总结本周的工作计划完成情况，并提交给双方有关项目负责人，使企业根据计划便于安排人力和时间，以方便与项目实施小组进行更好的配合，同时对项目进展情况有一个大致了解；有关的实施步骤、实施计划形成文档，并征求企业的意见，避免实施过程的无序化。
4、
软件操作规程标准化。
ERP企业管理软件与一般财务软件的区别之一就在于它需要企业多个部门配合使用，任何一个环节出问题，就可能影响下一个环节的正常运行，所以对于软件操作规程的标准化、制度化，在实施中就显得非常重要。
在实施过程中，浪潮通软通过不断与安琪公司沟通，了解安琪的实际业务，协助安琪制订出适合企业实际情况的软件操作规程，并形成正式文档，要求公司作为企业制度及时下发给各部门，并要求各部门必须严格执行，当然，随着软件的应用，操作规程也不断的完善调整。通过这种方式，保证了在实施过程中没有出现大的混乱，企业的业务也没有受太大的影响。
5、
项目组成员分工明确化。
这个项目组的软件公司成员分别来自浪潮通软公司总部、浪潮通软公司华中大区、浪潮通软公司在宜昌的合作伙伴，一般是由4-5个人组成，为了保证软件的正常运行，项目组成员按照安琪公司的业务进行了比较明确的分工，每个人负责一块业务，对于解决不了的问题，要求项目组成员及时反馈给项目经理。当然，每个人负责的业务并不是一成不变的，而时随着项目的实施进度不断调整，尽可能的使每个人，都能比较全面的了解企业的业务和软件功能。这样既使项目组成员在实践中得到了锻炼，提高了技术水平，又使项目的实施始终处在一个可控范围内。
六．实施效果分析1、
信息高度共享，加速了信息在企业内部的传递。
通过分配查询权限，各部门可以通过浪潮ERP系统及时了解到所需的财务、业务信息，也可以通过使用浪潮通软基于B/S结构，利用组件技术开发的领导查询系统，直接通过IE浏览器迅速查找到所需的财务、业务信息，为管理决策提供真实可靠的依据。
通过采购系统，可以统计出供应部采购计划、采购订单的执行情况；原材料、包装物的价格波动情况；计划价格与实际价格的对比情况；每个业务员所属的供应商的应付款情况；以及对供应商档案、报价的查询等信息。这为及时了解市场行情、制定合理的采购政策，以及公正的考核每个业务员提供了参考依据。
通过库存系统，像库存物料余额月报表、日报表，以及仓库保管明细帐，每种物料在各个仓库的库存量，每种物料超出最高库存量或低于最低库存情况，每种物料的质量等级、批号都可以非常清晰的反映出来，配合管理制度，使仓储部门可以真正有效的控制库存量，保证了帐面库存和实际库存的一致性，并为生产部、供应部等部门制订合理的生产计划、采购计划提供了可靠的依据。
通过销售系统，可以根据自定义的价格政策，准确分析每个客户的应享受的价格优惠，可以按办事处、地区、业务员、客户、产品等几种不同类型组合，统计出各自的发货、销售、回款欠款情况；通过查询销售收入、销售费用、销售利润以及综合指标对比等统计报表，实现了对销售业务的全面管理和重点控制，为办事处、业务员的经营业绩考核提供了科学合理的依据。
2、
供应、仓库、销售、财务各部门业务连贯，实现三流统一。
目前可以做到采购计划由采购员输入，生产办审核，然后根据采购计划自动生成采购订单；由领导在系统中审批后，立即打印出采购订单，通过传真机可以直接传真给客户；仓库保管员可以根据审核后订单入库，自动生成采购入库单；经技质部审核通过后，由仓库保管员选择入库单自动登记仓库保管帐，对于登记保管帐后的采购入库单，材料会计可以直接确定物料的实际成本，而不用重复录入单据；入库单自动登记材料核算帐后，材料会计可以选择采购入库单，由软件自动生成财务凭证。
生产部可以在业务发生时，直接通过系统开制入、出库单，相关人员可以持打印出的单据到仓库，库管员在系统中审核单据后，办理入、出库手续。月末成本会计确定产品成本后，由系统自动计算出库成本，分配差异，自动生成凭证。
销售中心储运组可以通过系统开制发货通知单，销售会计审核后，根据发货通知单生成提货单，提货单记帐后，仓库保管员可以在库存系统选择提货单，直接生成出库单，避免了重复劳动，货物凭打印出来的发货通知单、出库单出库。销售发票可以直接从税控系统读入到ERP系统，然后提货单、发票自动生成财务凭证。
以上业务流程，通过软件实现后，大大缩短了工作流程，提高了工作效率，真正做到了物流、资金流、信息流的统一。
3、
强化事前控制，变被动为主动
通过软件提供的告警提示功能，对超计划、超订单的采购，在入库时系统根据预先设置的比率会自动给予提示；对超限额的赊购，在付款时同样会有提示，再加上有关的价格对比统计功能，这样就有效的控制了采购成本，避免了盲目采购和超计划采购，尽可能减少采购环节上的漏洞，采购成本不能降低，整个产品的销售成本是很难降低的。
通过超出告警、短缺告警和超期告警管理，使仓库积压大大减少，有效的降低了库存占用资金；未来时间可能会失效的存货现在可以及时进行处理，降低了非正常损失。
通过价格政策管理，实现自动定价，并根据需要定期处理折扣，对客户、业务员进行赊销限额控制，减少应收帐款，使价格政策做到了规范性和灵活性的统一。这样就变事后分析为事前控制，变被动适应为主动调整，提高了对市场的应变能力。

4、
理顺了各部门之间的工作流程
通过对原来财务系统的升级，财务部所使用的软件系统功能更加强大，使分工进一步明确，新系统提供的与业务系统自动对帐、自动分配出库差异生成凭证、辅助计量单位的自动换算等功能，方便了财务人员的操作，进一步提高了工作效率，加快了财务信息的传递。
业务部门之间的工作流程更加明晰，减少了互相扯皮、责任不清的现象，并且使各部门之间的联系更加紧密，配合更加默契，因为一个部门的流程不能正常进行，将会影响下游部门的正常工作；由于流程的简化，使工作效率明显提高，像材料入库业务，今天到货，一般当天在ERP系统中处理完毕，最迟明天上午9点之前必须要在系统中处理完毕， 以保证系统中信息的准确性和及时性，这在以前一般要拖几天才能完成。
七．安琪项目总结该项目背景复杂，工期要求较短，具有一定的代表性。经过两个月的正式运行，安琪一期工程取得了成功，极大地推动安琪公司的企业信息化建设，同时为二期工程的实施打下了良好的基础，让我们再一次回顾一下该项目的几点成功之处吧：
1．
该项目成功地将原来的单一型财务核算软件提升为ERP系统，既提高了管理水平，又保护了原有的信息资源；
2．
安琪公司是食品行业的龙头企业，这是浪潮通软公司的分行业ERP策略又一成功的体现，也为其ERP产品在食品行业的推广奠定了良好的基础；
3．
该项目是企业积极配合、成功按计划完成实施工作的典型；
4．
该项目是企业与软件公司的技术人员协同作战而获得成功的典范。