日益简化的业务处理流程

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在机关和企事业单位的日常文件签发工作中，打印文稿通常需要经过文字秘书和分管领导的多次修改和审核，既带来了纸张的浪费，又受到时间和办公地点的限制。如果采用工作流过程控制技术，通过在网上实施文件的提交、审核和发布存档，则会大大提高办公效率。

    文件的签发是一个相对固定的、重复性的工作过程。文件由秘书A起草，由分管领导审核，由秘书B打印分发和存档，任务在三者之间顺序进行。因此，按照工作流技术理论，我们完全可以预先定义一个文件签发的过程，这个过程包括三个既相对独立又彼此关联的任务节点，通过为各节点分配不同的角色用户，实现不同用户之间的分工与合作。工作流的过程定义和过程管理需要使用专门的工作流应用软件来进行。

      通过使用工作流软件的图形化过程定义工具，我们可以方便地定义出一个符合实际需要的文件签发过程，并把这个定义好的过程予以保存。有了这个过程定义，就有了重复执行文件签发过程的固定模式。在需要时，秘书A可以选择发起文件签发过程，工作流软件将参照已经保存的过程定义模式生成一个实际的文件签发过程（过程实例），并向秘书A呈现一个任务处理界面，秘书A可以在这个任务界面中上载文件草稿，并点击按钮触发过程的继续执行。这时，按照过程的执行模式（过程定义），如果分管领导登录到系统中，将会在待处理任务列表中看到一个需要他处理的新的文件签发任务，点击该任务名称将进入文件审核处理界面，分管领导可以下载并打开文件草稿进行审核。任务处理界面中还会有两个不同的按钮，供分管领导选择审核通过或退回秘书A重新修改。如果点击了审核通过按钮，过程将执行到打印（分发）和存档任务节点，由秘书B完成该项任务。打印（分发）存档文件的完成将结束当前过程实例的完整执行。当然，如果还有新的文件需要签发，秘书A完全可以继续发起新的文件签发过程。

     使用工作流过程控制可以减少手工文件签发审核中的资源浪费，克服时间和空间限制，大大提高工作效率。这还只是工作流应用的一个简单例子，对于更复杂的机关审批业务或企业生产过程，使用工作流技术的优势则要更加明显。

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