Oracle EBS核心功能之Distribution流程

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4.9.        Approve Adjustments
审批盘点差异
N: INV/Counting/Physical Inventory/Approve Adjustments
盘点人员盘点结果后，财务部或其他部门可以根据设置进行审批。输入物理盘点名称、Default Approver后，点击Find查询，系统自动仅列出需要审批的部分数据，并且盘亏用红色显示：

可以一行行选择Approve或者Reject进行审批或者拒绝，也可以点击按钮“Approve All”、“Reject All”进行成批处理。

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4.10.        Apply Adjustments
执行盘点差异调整
N: INV/Counting/Physical Inventory/Physical Inventories…Tools/Launch ADJ

在弹出的界面，需要输入一个盘点差异账户：

点击Launch Adjustments，系统提交请求“Perform physical inventory Adjustments”，执行差异调整。实际上做的是账户杂项库存事务处理。

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4.11.        View Onhand 2
查看现有量
N: INV/On-hand, Availability/On-hand Quantity
可以查出，现有量已经改变，并且和盘点结果一致。图和操作略。

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4.12.        View Trx/ Distributions
查看物料事务处理和分录
N: INV/Transactions/Material Transactions
盘点调整的Transaction Source Type是“Physical Inventory”、Transaction Type是“Physical Inv Adjust”：


盘盈分录为：
借           子库5大库存账户                主数量 * 标准成本
        贷          输入的差异账户        主数量 * 标准成本
盘亏分录为：
借                  输入的差异账户                主数量 * 标准成本
        贷           子库5大库存账户        主数量 * 标准成本

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5.        PO: Purchase Order采购订单
应用：Purchasing
职责：Purchasing Super User

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5.1.        基础业务学习
PO模块概述
首先，PO解决了企业采购的基本管理问题：何时向何供应商以何价格采购何物料，采购信息与仓库、质检、财务高度共享。
何时何物：手工指定、MRP运算结果、内部请购、Dropship SO、外协WIP。
何供应商：手工指定、ASL和Sourcing Rules、BPA、Quotation。
什么价格：手工指定、Plan PO、BPA、Quotation。
财务信息：自动创建应计和PPV分录；财务部收到的发票可以方便的与PO进行匹配。
入库与退货：采购接收可自动触发仓库入库，采购退货可自动触发仓库出库。
质量检查：采购接收时可触发质量收集计划进行分项抽样检查。
其次，供应商及其物料价格管理永远是采购部的重点工作，ASL和Sourcing Rules则是Oracle ERP提供的解决方案。
其三，在流程集成中，请购单PR和接收Receiving分别起着承上启下的作用：
1、        ISO流程从内部PR开始。
2、        WIP外协通过PR接口创建PR，进而创建PO，而接收则直接回到WIP工序。
3、        Dropship亦通过PR接口创建PR，进而创建PO，而接收则直接触发SO发货。

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PO类型        PO_Headers_All.TYPE_LOOKUP_CODE
标准采购订单SPO：欲采购的物料、价格、数量、时间、供应商均确定的一次性物品或服务采购。比如轮胎制造商采购紧俏天然胶。
一揽子采购协议BPA：欲采购的物料、供应商均确定、价格可能确定的采购协议，协议本身是个有效“合作合同”，实际采购时须通过“发放”以确定采购的数量、时间。比如汽车制造商向轮胎供应商的采购。协议可以是Global的——跨OU。
合同采购协议CPA：仅采购总金额、供应商确定的采购协议，协议本身是个“合作意向”，不能直接进行采购接收，实际采购时需下引用该合同的标准采购订单。比如超市向各供应商的采购。合同可以是Global的——跨OU。
计划采购合同PPO：欲采购的物料、价格、数量、时间、供应商均确定，但不急于下标准采购订单，而是先做好长期“计划”，实际采购时须通过“发放”完成。

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审批基础
1、        如何确定审批身份
登录User->员工Employee        系统管理员User中指定关联的Employee，多对1
员工Employee->职位Position        HR Employee中指定员工的职位，多对1
2、        如何确定审批权限
职位Position+PO类型->审批组        PO审批组分配中设置每个职位的各类PO权限
审批组Approval Group->权限        审批组对应1组权限范围：金额、账户、物料
3、        如何确定下一审批者（一），假定财务选项设置采用审批层次
PO类型->审批层次                PO文档类型中指定使用的Approval Hierarchy
职位+审批层次->Next Position        根据当前职位和审批层次，可获得下一审批职位
Next Position->员工Employee        根据下一审批职位，可获得下一审批者
4、        如何确定下一审批者（二），假定财务选项设置采用上下级关系
员工Employee->上级Supervisor        根据当前员工，可获得下一审批者
5、        如何确定通知发送方式是Mail还是在线
根据通知的接收User的首选项Preference决定，如果用户层没有设置，则由Global Preferences决定。如果是Mail方式，需要配置好Workflow Notification Mailer。
请参考《深入浅出Oracle EBS之Workflow》一书的“Workflow Notification Mailer Configuration”章节。

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审批核心过程
1、        【手工】User登录ERP，打开PO或输入新PO，提交审批，
2、        【自动】检查PO信息的完整性，如果通过PO状态为In Process，否则返回1
3、        【自动】根据PO类型和当前Position，确定下一审批者；如果找不到，则发送“No Approver Found”通知给提交者，审批结束，PO状态为Incomplete
这里一要注意，不是根据PO的采购员，而是根据提交审批的用户确定审批职位；二要注意如果PO类型上设置允许自审批，那么提交者自己将作为第一审批人，否则不管其对应的权限有多大，都要提交给下一审批职位审批。
4、        【自动】根据PO类型和Position确定审批组，根据审批组和PO信息判断是否权限足够
5、        【自动】如果权限不够，进入步骤2，否则发送Workflow通知给该职位对应的员工对应的User
因为1个职位可对应多个员工，1个员工可对应多个User，系统将通知发给ASCII值最小的User。所以除了采购员外，最好做到职位、员工、用户是一一对应关系。
6、        【手工】有权限的审批者登录ERP，进入Workflow Worklist找到相应PO进行审批：如果转交他人，则进入步骤2；如果拒绝或审批，则审批流程结束
7、        【自动】发送“被拒绝”或者“审批通过”Workflow通知给提交者，PO状态为Incomplete或Approved

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PO状态控制
典型的PO，其周期通常是Incomplete制定->In Process审批中->Approved已审批->Closed关闭->Finally Closed最终关闭。
可以通过Summary窗口的Tools/Control控制状态。PO所有状态如下：
SELECT lov.lookup_code, lov.meaning
  FROM fnd_lookup_values_vl lov
WHERE lov.lookup_type = 'DOCUMENT STATE'
状态代码        说明
        
INCOMPLETE        1、        正在输入，尚未提交审批，可以随意修改
2、        可以删除，PO删除后对应的请购单回归未满足状态
IN PROCESS        工作流正在处理中，一般只能在Summary中看
PRE-APPROVED        审批前的工作流内部状态
APPROVED        审批通过，可以进行接收、退货、开票
REJECTED        审批不通过，被拒绝回来，需要修改后再提交
REQUIRES REAPPROVAL        需要重新审批
CLOSED

CLOSED FOR INVOICE

CLOSED FOR RECEIVING        1、        当发票数量符合PO选项定义的规则时，系统自动CLOSED FOR RECEIVING收货行
2、        当发票数量符合PO选项定义的规则时，系统自动CLOSED FOR INVOICE收货行
3、        所有收货行关闭，PO行自动Closed；所有PO行Closed，头自动Closed
4、        Closed的PO和行，可以重新打开
FINALLY CLOSED        1、        可在头、行、收货行执行最终关闭
2、        最终关闭后，不能做任何操作，也不能重新打开
3、        对于头被最终关闭的PO，有标准请求可以将其Purge
4、        根据AP选项设置，AP匹配可自动最终关闭PO？
CANCELLED        1、        可在头、行、收货行行取消，不过只能取消未接收的数量
2、        取消后不能做修改和新接收，但可以开已接收部分的发票
3、        对于头被取消的PO，有标准请求可以将其Purge
4、        PO取消后对应的请购单数量回归未满足状态
OPEN        未关闭、未取消、未最终关闭、未冻结、未暂挂的PO
AWAITING PRINTING        等待打印
PRINTED        已经打印
FROZEN        冻结，不可以修改PO，但可以接收、开票
UNFROZEN        
ON HOLD        暂挂，不可以修改PO，不可以打印，也不可以接收、开票
NOT ON HOLD        
RESERVED        资金已保留
NOT RESERVED        
RETURNED        
详细的状态控制及其允许的操作，参考PO User Guide的“Document Control Overview”章节。

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PO安全性
定义：
权限        操作说明
        
查看        仅可通过Summary查询
修改        可通过Summary查询，并且能打开PO
关闭/冻结        可通过Summary查询并打开Control进行关闭、冻结
取消/最终关闭        可通过Summary查询并打开Control进行取消、最终关闭
首先，下一审批者对PO有查看权限；如果PO类型设置为“允许审批者修改”，那么其还有修改权限，而且可在审批通知中直接打开并修改In Process的PO；而其他人对In Process的PO只能通过Summary查询，不能打开。
其次，PO创建者对PO的权限是Full的。
其三，对于其他人，需要从安全级别和访问级别两方面加以控制：
安全层次        其他人员范围
        
Public        任何人
Private        None
Purchasing        所有采购员；例外是，如果访问层次为Modify或Full，那么下一审批者也有修改权限
Hierarchy        PO选项中定义的职位层次中的人

访问层次        权限范围
        
View Only        仅查看
Modify        可以查看、修改、关闭/冻结
Full        可以查看、修改、关闭/冻结、取消/最终关闭
这里注意，用于安全性控制的职位层次和用于审批控制的职位层次是独立的，前者在PO选项中指定，后者在PO Document Type中指定，虽然它们可以设置为同一个职位层次。

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什么是RFQ、Quotation
RFQ，Request for Quotation，是我们主动发给供应商的“询价单”，可以在系统中手工录入、从PR生成，然后打印出来或者通过电话或通过iSupplier Portal告知供应商。
Quotation是供应商的产品“报价单”，是对我们RFQ的回应或者我们通过其他途径直接获得的，可以在系统中手工录入、通过PO接口导入，然后作为以后开PO的基础。
与PO的复杂状态控制不同，系统采用是否有效、有效日期来控制RFQ和Quotation，RFQ不需要审批，而Quotation的审批也不需要工作流，直接通过Forms界面审核。
RFQ、Quotation类型
标书Bid                大宗采购的Item，数量/时间/地点基本确定，无Price Break
目录册Catalog                经常采购且量多的Item，通常有Price Break分段价格
标准Standard                不经常采购的Item，数量/时间/地点不定，也有Price Break

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5.2.        核心功能流程
标准PO学习流程
Prerequisite                参考《深入浅出Oracle EBS之全模块设置详例》设置PO
   ↓                        
Review Options        重点回顾财务选项、PO选项、接收选项、物料参数设置
   ↓                        
Review App Hierarchy        设置职位审批层次，请参考《全模块设置详例》
   ↓                        
Review Document Types        设置PO类型的审批等参数，请参考《全模块设置详例》
   ↓                        
Review App Groups        设置审批权限组，请参考《全模块设置详例》
   ↓                        
Review App Assignment        按照职位授权审批组，请参考《全模块设置详例》
   ↓                        
Buyers                采购员设置
   ↓                        
Create Standard PO        采购员开采购订单
   ↓                        
Submit PO                采购员提交审批
   ↓                        
Find PO Summary        查看PO汇总
   ↓                        
Approve PO                采购经理审批采购订单
   ↓                        
View PO Status        查看PO状态
   ↓                        
【Receiving】                接收，参考“PO: Receiving”
   ↓                        
【AP】                发票匹配，参考“AP: Purchase Matching”
   ↓                        
Close PO                关闭PO

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5.3.        Review Options
回顾相关参数设置
N: AP/Setup/Options/Financials中的“Inventory Organization”、“Use Approval Hierarchies”。
N: PO/Setup/Organizations/Purchasing Options中的“Numbering”。
N: INV/Setup/Organizations/Receiving Parameters中的“Receipt Routing”。
N: INV/Items/Master Items上的“Purchasing”Tab页。

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5.4.        Review Approval Hierarchy
职位层次
N: HR/Work Structures/Positions/Hierarchy or Diagrammer
定义职位的上下级树形关系，以“SCF PTP Approval Hierarchy”为例，从上到下是总经理、采购经理、采购员三个级别，点击Assignment按钮可以看到，目前Buyer职位上的员工只有一个人“Shi, Steven”：

填充职位层次
N: PO/Reports/Run，选择“Fill Employee Hierarchy”。
实际应用中职位层次的树形关系比较复杂，为减少每次展开、查找的时间，Oracle采用了预先展开到二维表的方法来提高性能。示例数据如下：
职位        员工        用户
               
General Manager        Huang, Jianhua        HUAJHUA
   Purchasing Manager        Sun, Chengfeng        SCF
      Buyer        Shi, Steven        STEVEN

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5.5.        Review Document Types
PO文档类型
N: PO/Setup/Purchasing/Document Types
以标准采购订单为例，当前设置是允许自审批、审批者可以直接打开PO修改、不可以更改审批层次树/Forward-From/Forward-To、无安全性控制、使用的审批层次为SCF PTP Approval Hierarchy、采用标准的审批工作流：

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5.6.        Review Approval Groups
权限组
N: PO/Setup/Approvals/Approval Groups
可定义每个组的审批金额、账户范围、物料范围和物料类别范围等。需要注意的是，默认情况下是排除所有账户，所以如果一个Group没有设置账户范围，就意味着这个Group没有审批权限。另外，在设置账户范围的时候，也需要设置金额限制。所以，如果要让一个Group具有审批权限，最起码的条件是：正确的账户范围和对应该范围的足够金额权限。
下面以NO AUTHORIZATION为例，因为金额只有0.01，几乎不能审批任何PO：

从《全模块设置详例》还可知道AUTHORIZATION组的审批金额为1000000，而UNLIMITED的审批金额为999999999999。

5.7.        Review Approval Assignments
授权
N: PO/Setup/Approvals/Approval Assignments
按照职位、PO类型、权限组的顺序设置。示例数据摘自《全模块设置详例》：
Position        Document Type        Approval Group
               
General Manager        Approve Blanket Purchase Agreements        UNLIMITED
        Approve Blanket Releases        UNLIMITED
        Approve Internal Requisitions        UNLIMITED
        Approve Purchase Requisitions        UNLIMITED
        Approve Standard Purchase Orders        UNLIMITED
Purchasing Manager        Approve Blanket Purchase Agreements        AUTHORIZATION
        Approve Blanket Releases        AUTHORIZATION
        Approve Internal Requisitions        AUTHORIZATION
        Approve Purchase Requisitions        AUTHORIZATION
        Approve Standard Purchase Orders        AUTHORIZATION
Buyer        Approve Blanket Purchase Agreements        NO AUTHORIZATION
        Approve Blanket Releases        NO AUTHORIZATION
        Approve Internal Requisitions        NO AUTHORIZATION
        Approve Purchase Requisitions        NO AUTHORIZATION
        Approve Standard Purchase Orders        NO AUTHORIZATION

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5.8.        Buyers
采购员
N: PO/Setup/Personnel/Buyers
只有采购员才可以创建订单，所以要开PO，登录User必须与员工关联，并且该员工在这里必须定义为采购员。

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5.9.        Create Standard PO
根据以上设置如果开金额为10000的PO，用HUAJHUA、SCF来提交审批，因为权限足够大，可以自审批，系统操作是点击“Approve”后PO状态直接就是Approved。如果用Steven用户提交，则必须经过下一审批者审批。这里我们以Steven登录。
输入PO头信息
N: PO/Purchase Orders/Purchase Orders
PO头主要信息为：
类型        标准PO为Standard Purchase Order
采购员        系统默认为登录用户对应的员工
供应商        输入后系统自动带出Site、Ship-to、Bill-to
PO号        保存后系统可自动生成PO号，也可设置为手工输入PO号
状态        新开PO为Incomplete

输入PO行信息
PO行主要信息为物料编码、数量、单价、需求时间：

保存之后系统自动生成收货行Shipment、分配行Distribution。
修改收货行信息
N: PO/Purchase Orders/Purchase Orders/Shipments按钮
1个PO行系统默认生成1个Shipment行，如果需要，可以在这里手工修改数量拆成多行。

More Tab页定义AP匹配选项等信息：

Status Tab页显示各种数量——订购、已接收、已取消、已开票，实际上表中还有已接受、已拒绝字段：

点击Receiving Controls，可以修改由接收参数、物料上带过来的接收控制选项，包括接收的时间和数量允差、接收路线：

修改分配行信息
N: PO/Purchase Orders/Purchase Orders/Shipments按钮/Distributions按钮
1个Shipment行系统默认生成1个Distribution行，如果需要，可以在这里手工修改数量拆成多行。

Distribution主要信息为请求者、目标地点、目标子库、费用账户、应计账户；如果是PR创建的PO，More页将显示PR号等信息；如果是项目创建的PO，Project页将显示项目信息；如果是WIP创建的PO，这里的“Outside Services”将显示任务信息。

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5.10.        Submit PO
提交审批
N: PO/Purchase Orders/Purchase Orders/Approve…按钮

主要字段说明：
Submit for…        必须打勾，表示要提交审批
Forward        打勾后，系统根据PO类型的设置决定是否可以修改审批路径等
Transmission        通过何方式把PO发给供应商，PO一旦审批自动执行这里定义的操作
点击OK按钮提交审批。