应付模块中费用报表的使用设置[财务]

laolaoniu

1、在应付模块中若通过填写费用报表提交后生成发票，审批流程怎样设置？
2、在费用报表模板中已经定义了各个项目的总账帐户，为什么在填写费用报表时还要填写总账帐户？难道不是应该通过选择项目直接产生的吗？
3、在整个费用报表模板设置、使用过程中应该特别关注哪些问题？


答案见5楼。

tonychui

Oralce 不太懂,帮顶一下:02526z1

captain

帮你顶，有请财务高手

jessie

如果在系统中手工录入费用报表，是需要输入帐户的，它的审批流程和标准报表一样，有一个说明性弹性域填写审批人。
如果是在网上报销中选择定义好的费用报表模板，他会自动的用设定好的帐户来生成会计分录，而不用手工录入。

我听同事讲的，不对的请纠正。

itjane

一:Setting up Expense Report Entry in Account Payable Module：
1.Enter employees：路径→Employees>Enter Employees


操作说明：确定此页所有信息已正确填入，点选More进入Person Information画面

操作说明：Organization、Set Of Books、Default Expense Account、Location、Address，请正确填入其值。
2.Setup Human Resources Financials options：路径→Setup>Options>Financials>Human Resources
This region is to enter the options and defaults for entering employee information in the Enter Person window.


字段说明：
Business Group. 和Purchasing系统产生关连之Business Group的名称，若只使用Purchasing 而没有使用Human Resource，此字段Default为〝Setup Business Group〞
Expense Check Address. 分Office或Home，是Expense Report付款给员工之地址。此处之设定为输入新员工时会带出之default值
Use Approval Hierarchies. 将此值设为Enable，Purchasing签核流程所使用
Employee Number Method. 员工代号输入方式，分为：Automatic、Manual、Use National Identifier Number等方式，注意员工代号不可重复
Next Automatic Number 如果选择Automatic产生员工代号，必须输入下一员工代号的值








3.Setup Expense Report Payables options：路径→Setup> Options>Payables>Expense Report


字段说明：
Terms. 指定Payment terms给透过Invoice Import从Employee所产生之Supplier
Pay Groups. 指定Pay Groups给透过Invoice Import从Employee所产生之Supplier
Payment Priority 指定付款优先级给透过Invoice Import从Employee所产生之Supplier
Settlement Days System Date. 加上在此输入之数字为Default的Advances清偿日期。Advances的冲销必须在此日期当天或之后，方可进行
Apply Advances. 若设此选项为Enable状态，则Default值为可允许进行Apply Advances的动作，但是在Key in时可以修改它
Automatically Create Employee as Supplier 若设此选项为Enable状态，则在进行import Payables Expense Report时，会自动将Employee产生为Supplier
Hold Unmatched Expense Report Invoices. 必须和PO进行Match，否则无法Approve成功，此invoice便无法付款



4.Define the employee as a supplier：
(1) Enable the Create Employee as Supplier Payables Options to automatically create suppliers from
    Employees when you submit Payables Invoice Import.
    路径→Setup> Options>Payables>Expense Report
(2) Enter the employee as a supplier in the Suppliers window before submitting Payables Invoice Import
    for expense reports
    路径→Suppliers>Entry

5.Defining supplier bank account：路径→Setup>Payment>Banks→Bank Accounts
You can enter information for bank accounts for which your supplier is the account holder. You then assign these accounts to the supplier sites.


操作说明：在Banks画面，输入基本的银行数据。Bank name、branch name、bank number、branch number等输入其值。在Institution(制度)字段选择Bank。点选Bank Accounts键，进入另一画面输入员工银行账号。



字段说明：
Name. 输入员工姓名
Account Use. 选择Supplier
Number. 输入此员工之银行账号
Currency 付款币别










6.Define expense report templates that model the different expense report formats your employees use.
路径→Setup>Invoice>Expense Report Templates


字段说明：
Enable for Self-Service Users. 若公司有使用Oracle Web Employees系统，才需要使用此字段
Expense Item. 员工费用常用之选项，可针对不同费用性质设定如：国内差旅费、国外差旅费等，设定不同的Item，在输入Expense Report时便可以直接点选使用
Type. 分Freight、Item、Miscellaneous、Tax等四项，是出现在将Expense Report产生为Invoice之后，在distribution中会出现之type，若设定为Miscellaneous可以不用预先输入其GL account.
Self-Service Interface Attributes. 若公司有使用Oracle Web Employees系统，才需要使用此部份







二:The Expense Report Process in Account Payable Module：
1.Enter Expense Report
路径→Invoices>Entry>Expenses Reports


字段说明：
Employee 点选员工姓名或Number(工号)，系统会自动将员工之基本数据如：Number(工号)、GL Account带出来
Send to. 选择要付款给员工的Location：Office或Home
Date. 输入一period ending date，此值为产生成invoice后，在distribution中的GL Date的基准，在进行import动作时，也可以override它。若此period ending date是在未来且会计期间尚未开启，则进行import时，此expense report将不会被产生成invoice；若此period ending date是在过去且会计期间已经关闭，则进行import时，此expense report的GL date将会以当月的第一天为基准
Invoice Num. 输入发票号码，若不输入系统Default带出当天日期为发票号码
Template 点选欲使用的expense report template
Item. 由template选取item，输入其Amount、GL account、Tax name等

Apply advance：
(1)和Prepayment流程同，先预付一笔款项给员工，待出差回来之后连同新增款项，在一并进行冲销动作。路径→Invoices>Entry>Invoice Batches>Invoices


操作说明：
Type选取Prepayment，Supplier选取员工，若员工数据尚未成为Supplier，请至Supplier中新增，invoice数据输入完毕进行approve和付款动作。








(2)Apply advance：流程同Expense report输入流程。路径→Invoices>Entry>Expenses Reports


操作说明：在expense report画面中点选预付款项之员工后，会出现此讯息窗口提醒user有一advance必须进行冲销。


操作说明：其字段输入方式同上，Apply Advances部分勾选，输入预冲销之发票号码及金额


2.Submit Payables Invoice Import to create invoices and invoices distributions for the expense reports.
路径→Other>Requests>Run>Payables Invoice Import


字段说明：
Batch Name. 若使用Batch控制，则指定一个Batch名称
Summarize Report. Import过程中会产生两支报表：”Payables Invoice Import Report” & “Payables Invoice Import Exceptions Report”，选择”Yes” or ”No”决定是否要产生Summary的report
Source. 选择Payables Expense Reports
GL Date. 若在此设定，则会override原本在expense report中设定的GL Date
Purge Date. 设定一日期，则在此日期之前且已经import成功之expense report将会被删除
Transfer Descriptive Flexfield. 选择”Yes” or ”No”决定是否要产生Descriptive Flexfield



Report Result：
**股份有限公司                                     Invoice Import Report                  01-FEB-2001 14:45           Page:    1
Source: Payables Expense Reports
Batch: test0201
                     Employee  Vendor                                                    Period    Invoice                   Apply
Name                 Number    Number                   Total Description                End Date  Number         Hold       Advance
-------------------- --------- ------------ ----------------- ------------------ -------- --------- -------------- ---------- -------
jane, Avon Liu .   A089093   2357                 1,500.00                             01-FEB-2001 AA006                     Yes   
Total Invoices Created: 1
Total Functional Currency Invoice Amount:           1,500.00

**股份有限公司                               Invoice Import Exceptions Report             01-FEB-2001 14:45           Page:    2
                     Employee  Vendor               Vendor                       Period    Invoice
Name                 Number    Name                 Number                 Total End Date  Number         Exception Reason
-------------------- --------- -------------------- ---------- ----------------- --------- -------------- -------------------------
                                                *** No data exists for this report ***

**股份有限公司                              Invoice Import Prepayments Applied            01-FEB-2001 14:45           Page:    3
                 Invoice     Prepayment
                                    Invoice        Prepayment     Currency         Amount         Amount         Amount
Vendor Name          Vendor Number  Number         Number         Code            Applied      Remaining      Unapplied
-------------------- -------------- -------------- -------------- -------- ----- --------- -------------- --------------
jane, Avon Liu .   2357           AA006          AA005          TWD             1000.00         500.00            .00


3.Review and approve the invoices that create from the Invoice Import.
路径→Invoices>Entry>Invoice Batches









4.During Invoice Import will create employee as supplier. Assign bank accounts to the supplier sites.
路径→Setup>Payment>Banks>Bank Accounts>Supplier Assignments


操作说明：Assign一个Supplier给此银行账号，并选取其Site和Effective Date

5.Pay the invoices.
(1)Creating single payments：路径→Payments>Entry>Payments
(2)Paying invoices in payments batches：路径→Payments>Entry>Payment Batches
6.Submit Payables Transfer to General Ledger, Create journal entries.
路径→Other>Requests>Run> Payables Transfer to General Ledger

itjane

Sorry,不能贴上图,但资料说明很详细了^.^

laolaoniu

十分感谢！有图就完美了。

kenny.wang

ding!!!!

gaoyiming

图片是要上传的

上传了 就能显示

kunko

非常详细了

bhbb2000

强，要给ITJANE加精

laolaoniu

关于在HR模块中定义的员工对应的总账帐户和在费用模板中设置的项目的总账帐户，使按优先级来选择使用的，系统会自动先选择费用模板中设置的项目的总账帐户，若此处为缺省，则系统会自动选择员工信息中设置的总账帐户。

ccwdj

thanks a lot

苏苏

您好，我们公司以前都是在GL模块里做费用报销的，可是现在领导要我们在AP模块里实现费用的报销，把员工作为供应商来管理，您的帖子解了我的燃眉之急，可是我刚接触ORACLE不久，对您的描述还有些地方不了解。不知道怎么可以联系您，向您请教，或者说您有时间的话也可以联系我。我的QQ是360495045。谢谢了

zhouyunming

学习了，多谢

xdp4507

正好在研究这个expense report ，资料很详细，多谢。

weer

good!!!

weer

good!!!

houwanglong

看看……费用报表遇到了问题