企业即时通讯系统的八项注意

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企业即时通讯软件可以说是目前我国上网用户使用率最高的软件，无论是老牌的ICQ，还是国内用户量第一的腾讯QQ，以及微软的msn Messenger都是大众关注的焦点，它们能让你迅速地在网上找到你的朋友或工作伙伴，可以实时交谈和互传信息。而且，现在不少IM软件还集成了数据交换、语音聊天、网络会议、电子邮件的功能。

IM的出现和互联网有着密不可分的关系，从技术上来说，IM完全基于TCP/IP网络协议族实现，而TCP/IP协议族是整个互联网得以实现的技术基础，最早期的IM雏形可以追溯到芬兰人Jarkko Oikarinen于1988年发明的一种网络聊天协议IRC(Internet Relay Chat)，该协议仅支持文本聊天，并且也不支持好友列表的概念，1996年第一个IM产品ICQ发明后，IM的技术和功能开始基本成型 。

不管您是企业所有者或者是热衷于使用企业即时通讯的用户，下面有关于即时消息传递的四要四不要注意事项对您都有帮助。

1.          要采纳即时消息传递的用户政策。如果您是企业的所有者，您的员工需要知道您是否将即时消息传递看成与客户或业务伙伴通信的适当的工具。任何政策应该至少包括使用的一般准则。您可能认为不重要 -- 除非您知道发生这样一件事：据说一家投资公司经理使用即时通讯来散布关于一家上市软件公司的不准确的传闻，结果引起一场大骚动(消息一散布出去，该软件公司的股票即告狂跌，并且投资公司经理和他的公司也陷入了严重的纠纷之中)。

2.          要整理出联系人列表，将业务上的联系人与家人和朋友分开。联系人列表也称为“朋友列表”，包括了可能是即时消息收件人的名单。保持业务上的联系人与家人和朋友分开。确保您的员工也这样做。杜绝在与伙伴或客户谈公事时将社会上的联系人包括在内，即使可能性很小，也要杜绝，反之亦然。

3.          要知道即时消息可以保存。如果您认为即时通讯很方便，您就可以无所顾忌，说粗话、责备老板、员工或同事的话就错了。在结束时清除任何记录。您没有意识，其实和您交谈的另外一方可以将整个聊天内容复制并粘贴到记事本或 Word 文档中。一些 IM 服务还允许将整个消息存档。结论：就象电子邮件一样，讲话要小心谨慎。　

4.          要意识到病毒感染和相关的安全隐患的存在。大多数即时通讯服务允许您随即时消息去传送文件。作家兼电子商务顾问 Alexis D. Gutzman 说，她最近在研究一本书时，发现即时通讯文件附件所携带的病毒比电子邮件附件的病毒更容易穿过防火墙。她说：“携带病毒的即时消息在找到突破口时将渗透到防火墙当中。”如果您为了工作，需要一起传送文档，您最好深入了解自己的防火墙保护能力，然后再决定是否限制通过 IM 传输文件。

1)     不要使用即时消息来传递保密或敏感的信息。从上面的示例中吸取教训。如果您的公司正在从事提供有关证券、财经、医药或法律方面的专业意见，明智的做法便是，不要通过即时消息来传递这些敏感信息。即时通讯比较适合在短时间内获取有关项目状态、开会时间或人员下落等信息。

2)     不要允许在工作时间过多地进行私人聊天。没错，您本人可以在工作时间打私人电话，发私人电子邮件并且允许员工也可以这样做。但是，您鼓励他们尽量不要这样做，并且(希望)您也能够一样遵守这一政策。对于即时通讯，落实政策更要彻底。极力推荐在休息时间和中午吃饭时间进行私人聊天。下面是政策中必须有的一些内容。

3)     不要损害公司的形象或自己的声誉。法庭仍然可以裁定即时消息在侮辱、诽谤和其他法律控告方面成立。您对其他人做出的任何评价都可能影响到您的声誉。因此，再次强调，小心讲话。

4)     不要通过即时消息传递共享个人资料或信息，即使您特别信任对方，也不要将包括密码或信用卡号，或您要保密的电话号码告诉对方。这都不是好习惯，因为，聊天的文字在路由过程中通过 Web 服务器转给您的联系人。

由即时通讯编辑发布。