物料基础数据维护

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信息系统基础数据维护一般包括物料、客户/供应商、会计科目等几项内容，在一个独立的子公司，数据量不大，在系统实施过程中，制订简单的规则，由设计、生产、财务的部分人员兼职即可保证数据的质量，但在一个大型的企业集团中，基础数据的数量庞大、类型繁杂，要想保持数据的完备性、规范性、唯一性，必须制订完备的规则，而且由专业的团队负责具体维护。本文重点阐述物料维护的相关内容，包括：物料描述规则、维护业务规则、团队建设等方面。

一、物料维护简述

    物料维护的最终目的是保证其可识别性、唯一性，而完备的物料描述规则是其基本保证，所谓描述规则也就是定义使用哪些参数来描述一类物料。但是只有物料描述规则还是不够的，还需要定义在物料的新增、更新等业务过程需要遵循的业务规则，依靠物料描述规则和业务规则来共同保证物料质量。

    物料描述规则和业务规则的制订需要遵循服务于企业经营活动的原则，即不仅仅要考虑保证物料的唯一性，同时要兼顾设计、采购、库房、销售等业务运行的需要，方便业务操作，而且要保证图纸与信息系统对物料描述的一致性。

    设计人员在进行产品设计的时候，能够非常方便的查询到需要的外购件及自制件，当需要新增的时候，能够比较方便的提交新物料申请。采购领域主要是保证供应商对物料名称的理解和需求单位的理解是一致的，不能出现供应商因为物料名称而供错物料的现象；库房、制造等业务领域最重要的是要方便物料名称与实物的对应；销售部门能够根据客户的需求快速找到系统中的物料。

二、物料描述规则

    物料描述规则的主要内容也就是定义物料分类，以及针对每个分类定义描述物料的特征参数。有些物料分类标准是三级，有些是四级，UNSPSC、eCl@ss是四级分类体系，某大型电力企业集团是三级分类体系。而针对每个具体的最小分类制定的特征参数名称、数量等可相同或不同。

    在信息系统中，物料编码、物料名称两个属性，可以作为物料的唯一性的识别属性。个别企业把物料的属性全部放在物料编码中，依靠物料编码来保证物料的唯一性，名称仅仅填写物料名称。而大部分企业是把物料的属性放在物料名称字段，依靠物料名称来保证物料的唯一性，物料编码仅仅是作为信息系统中的一个不重复的字段，一般是没有任何意义的流水号，或表示简单含义的有意义码，如物料分类等。

    1. 物料分类

    UNSPSC的四个层次的分类分别是区分(Segment)，系别(Family)，门类(Class)，及商品(Commodity)，eCl@ss的四个层次分类分别是专业范围、主类、分类、之类。某些公司可能没有明确定义各级分类的名称，而是行业的物料使用范围和日常的工作习惯，参考相关标准进行分类。一般而言物料的分类遵循三个维度，第一维度是功能和用途、如果按照功能和用途不能分类，则按照生产该类物料的行业领域分类，万不得已的情况下再按照材质进行分类。

    物料分类是分到三级、四级或是更多的5级、6级等，不能一概而论，需要结合企业的实际及具体的物料确定，而且不同的物料也可以使用不同的分类等级，如在电子产品制造企业当中，对电子元器件的分类可以到4级，而对金属材料的分类可能2级就够了，而在机械加工企业当中，对金属材料的分类可能到4级，而对电子元器件的分类到2级就可以了。

    不管从哪个维度对物料进行分类，都不可避免的会出现分类交叉的情况，遇到这种情况就必须对交叉的情况进行说明，根据日常使用习惯把具体的物料定义到某个分类中。

    物料分类制订好之后是给用户使用的，而用户的层次千差万别，不是每个人看到分类名称就知道该分类的具体含义的，所以还需要给每个分类做一个简单说明，同时还需要针对最末梢的分类给出一些常用的物料名称，以方便使用。

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    2.物料类别的特征参数
    物料类别特征参数的定义一般是按照功能、性能和用途定义的，如分类为五金材料——>机械五金——>普通螺栓的物料分类，其特征参数包括：国标号、螺纹规格、公称长度、性能等级、材质、表面处理。这类物资仅仅使用功能和用途方面的特征参数，在图纸描述、采购、制造等的各个业务领域都没有问题，但有些类物资如果仅仅使用功能和用途方面的特征参数还不能完全满足采购、库房、制造等业务领域的需求，还需要定义其他的特征参数，大致会有以下几种情况。
    1)制造商特征参数
    该特征参数其实主要是为了区分物料质量上的差异，当然也可以增加其他特征参数来区分质量，如：平均无故障时间、最低工作温度等，但这样做一方面会增加特征参数的数量，增加维护的工作量，另一方面设计、采购等大多数相关部门比较习惯于按照制造商进行区分，不习惯使用这些繁杂的特征参数。
    2)采购价格特征参数
    该特征参数可能会有异议，某些观点认为采购价格不应该作为物料的特征参数，某些观点认为采购价格应该作为物料的特征参数。如果从财务成本核算的角度考虑，采购价格作为特征参数是比较合适的，但只有某次的采购价格差异比较大的时候，才需要把价格作为物料的特征参数，如针对某个大合同的某物料采购价格比正常采购低很多，如果要准确核算该合同的成本，则需要把价格作为物料区分的标准，两个价格的物料作为两个而不是一个物料处理，当然也可以通过ERP系统的其他功能实现价格核算，不过操作起来比较复杂。
    3)图号特征参数
    对于自制件来说，图号作为特征参数很有必要，一方面图号的申请过程就保证了物料的唯一性，另一方面，在整个的生产、采购过程当中，非常方便使用人员对应查找图纸，按照图纸进行生产。不过有这样一个问题需要澄清说明，假设一个企业集团有两家单位都设计、生产变压器，如果仅按照功能和用途定义的特征参数来区分，则是一个物料，如果再加上图号区分则是两个物料，那么究竟变压器是作为一个物料管理合适，还是两个物料管理合适呢？如果作为一个物料来管理，则就不能区分两家单位的变压器产品在生产成本、销售数量、售后服务情况等多方面的应用情况，没有办法为企业集团的业务整合提供数据支撑，或许需要把总体表现不好的砍掉合并到总体表现好的一方。所以说还是应该作为两个物料来管理，使用图号特征参数来区分。
    4)产品型号特征参数
    该特征参数一方面确定了产品的功能用途方面的许多特征参数，另一方面如果是厂家的自定义型号，则还确定了供应商。
    如果不使用产品型号作为特征参数，而通过其他特征参数描述产品，一般情况下都需要定义非常多的单值特征参数，另一方面，供应商、库房、制造等各个环节都不太容易对应实物。
    另外型号确定供应商，好像是增加了供应商的谈判筹码，会增加采购成本，这个问题许多企业是由设计、质检、采购等部门选择多个供应商，这几个供应商的产品型号虽然不同，但可以通用，然后再与多个供应商进行商务谈判，以此来降低采购成本。在信息系统中把这几个物料定义为互换件即可，另外设计员也需要在图纸上注明这些物料的互换性。
5)订货号、品牌
    如果这两项作为物料的特征参数，实际上是确定了物料的制造商，按照产品型号方式进行处理即可。

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    特征参数定义好之后还需要做进一步的规范说明，以保证规范性使用，一般包括一下几方面的内容:
    a、空格：单字节空格、双字节空格，或用其他符号取代。
    b、字母大小写：什么情况下，哪些字母大写、哪些小写等。
    c、特殊字符：直径、开方、公差等特殊符号使用什么符号取代。
    d、计量单位：部分物料存在多个计量单位的情况，需要规定主计量单位和辅助计量单位以及计量单位间的换算关系。
    通过上面的分析，究竟物料的特征参数应该怎么定义，才能满足各个业务环节的需要呢。建议制造企业按照产品型号规格加其他特征参数表示，不能舍弃型号规格，而全部采用单值特征参数，当然如果没有型号，则只采用型号之外的特征参数。但是怎么解决全球贸易问题，或者说怎么从全球的供应商供应的物料中找到自己需要的物料呢？怎么让客户在浩瀚的供应商中找到本企业提供的物料呢？能否通过产品型号来确定是否满足需求呢？找到产品型号之后实际上还需要查看产品说明书才能知道该物料具体的功能、性能，而企业的需求可能就几项，只需要知道一个物料的这几项功能是否满足需求就可以了，所以说通过查询说明书来确认物料是否满足需求比较不方便，所以不能通过产品型号的查询来解决各个问题。比较好的解决方法是成立一个全球化的物料分类标准化机构，来综合多数用户的需求，然后把物料分类、定义特征参数。这样全球销售的企业，可以按照该标准发布自己的产品，以供全球用户 选用。而在企业内部的ERP、PLM等信息系统中，还是按照型号规格加其他特征参数的模式定义物料的描述规则。
三、维护业务规则
    完备的描述规则仅仅是物料规范性、唯一性的基础保证，在执行过程中会出现这样或那样的问题，如各人理解的不同、谁具备增加新物料的权限等，这就需要从业务层面进行保证，制订相应的规则，主要包括物料新增、更新、失效以及数据清理等方面的规则。
    一般的物料维护流程为，使用人员提出申请，审核岗位人员审核，物料维护团队复核之后，输入到相应的信息系统中。
    1.新增物料
    最主要的新物料提出部门是设计部门，工艺、生产部门也会有一些零星的新物料。从成本控制、质量控制等方面考虑，企业应该严格控制新物料的数量，基础数据维护人员的职责仅仅是保证描述符合规则、不出现一物多吗，控制新物料数量的职责应该单独设置审核岗位，这个岗位的人员一般应该由资深设计人员或总工等组成，从技术的角度把握是否可以使用现有的物料替代。
    申请人员在申请新物料的时候，都会先查询一下是否是新物料，但难免有出错的地方，数据维护人员一般情况下需要注意审核的内容包括：
    1)物料分类是否正确
    2)是否使用规则定义的计量单位
    3)字母大小写是否错误，如工作电压用V、kV，而不能用v，KV。
    在确认上述内容无误之后，再从系统中进行查询，确认是否是新物料，是则新增，不是则打回。
    2.物料更新
   无论规则多么完美，从业人员多么认真，物料特征值填写错误的现象只能是发生频率比较低，但还是会发生。设计、采购、生产或者是物料维护人员，都可以提出物料更新的申请，因特征值错误的种类比较多，有些是文字方面的错误，有些是不完备，所以没有办法固定什么岗位可以先审核，然后由物料维护人员复核录入系统，比较好的方法是申请人提出，然后物料维护人员根据情况进行确认，或联系厂家、或到库房直接对照实物，确认之后，然后发布更新通知，更新系统中的物料名称。
    如果根据实物确认之后，出现了一码多物的情况，则还需要新增物料，同时处理信息系统中的采购订单、库存、生产单、BOM等，并通知相关单位，必要时可能还需要与供应商重新签订采购合同。

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    3.物料失效
    所谓物料失效，就是限制该物料的使用，包括生成采购订单、生产单、出入库、销售订单等。
    有两种情况需要进行物料失效，一种是物料特征参数错误，而且没有办法修改为正确的特征值，这种情况一般发生在信息系统运行时间比较长的单位；另一种情况是供应商物料停产。
    一般情况下采购、设计部门会提出物料失效申请，物料失效最好由总工、物料管理专员等负责审核、物料维护人员复核、处理，物料维护人员一般按照下述步骤处理。
    1)首先核查该物料的使用情况
    2)根据使用情况，通知使用单位尽快处理
    3)使用单位处理好之后，发布通知
    4)在系统中进行失效操作。
    如果个别业务暂时不能处理，则可以先限制该物料其他方面的用途，等能够处理之后，再全面限制使用。如某个采购物料需要失效，但某个工厂还有大量库存，则可以限制在该工厂禁制下采购单，在其他工厂全部失效。
    4.定期清理
    虽然物料的新增、变更、失效等过程已经很大程度上避免了垃圾数据的出现，但随着业务的发展，终究还会出现一些垃圾数据。另外原来制定的物料分类体系、特征参数等也可能会出现新增或修改。所以每隔一段时间需要对物料本身以及分类、描述规则等进行集中清理，进一步提高数据质量。
    定期清理的频率每个企业都不一样，一般有专门的物料维护团队的企业，建议每年清理一次，清理时间一般选择企业经营业务比较空闲的时段，如农历年初。当然每个企业的情况都不一样，可以根据实际情况，具体安排。定期清理由数据维护团队负责具体安排。
    物料分类和特征参数的修订一般遵循如下步骤
    1)物料维护团队根据平时的维护记录，整理需要修订的内容
    2)如果基本上能够定义修改方案，则把新方案发布给相关使用单位征求意见，必要时集中讨论。
    3)如果不能确定修改方案，则抽调设计、采购、生产等业务单位资深物资人员组成专家团队，共同讨论修改方案。然后再把新方案发布征求意见、完善。
    4)物料分类及特征参数修订完成之后，主要由物料维护团队负责，采购、库房等单位协助，完成信息系统中历史数据的修改，包括调整物料分类、修改特征值等。
    物料清理主要工作包括物料特征值的修改、物料失效两项内容，物料特征值的修改一般遵循如下步骤
    1)数据维护团队导出所有的物料
    2)按照物料名称排序
    3)检查物料特征值和分类有无错误
    4)修订物料特征值和分类
    5)发布新旧物料特征值和分类征求意见、完善。
    6)修改系统中的物料特征值和分类
    7)发布修改通知

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    物料失效一般遵循如下步骤
    1)物料维护团队按照使用单位导出所有物料
    2)物料维护团队根据经验标记需要失效的物料，一般是描述不规范的物料，以及长时间未使用的物料。
    3)把物料发布给使用单位的设计、采购部门，由其补充、修改失效物料清单。
    4)物料维护团队根据各单位反馈的失效物料清单，查询物料使用状态，如果不存在未完成业务（采购订单、销售订单、库存等），则失效之，否则，协调相关单位处理之后失效。
    5)发布失效物料清单
四、团队建设
    物料维护工作包括两大方面的内容，1）规则的制订；2）数据维护。规则包括两个方面，一方面是物料分类和特征参数的定义，另一方面是物料新增、失效、更新等需要遵循的业务规范、流程。数据维护就是具体的物料新增、物料更新、物料失效等工作。
    大多数企业会在信息系统实施的时候组织设计、采购、生产等领域物料方面的资深人员组成专家团队，制订物料分类及特征参数描述规则，制订物料维护流程及需要遵循的规则，然后交由物料维护团队执行。一般的物料维护流程都会设置一个审核节点，控制新物料的数量，物料维护团队负责复核和录入信息系统。总括起来，物料相关工作由三个团队组成：专家团队、审核团队、物料维护团队。物料维护团队负责规则的解释、执行和细节的修改完善，另外负责定期组织专家团队讨论规则的大的修改、升级。

maximo23

顶啊，好文章