项目管理中如何有效运用信息管理方法

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一个项目的全部信息是非常关键的项目资源，其有效性将贯穿项目管理的整个生命周期的全过程，对以后的项目也会有举足轻重的作用。而 信息的存储、维护，以及如何把有效的信息传播和共享给项目组的成员则是信息管理的关键。有的项目使用网站和网络服务器，或信息管理系统，进行重要信息的存储。这就需要一个专业的项目管理软件，将项目管理与内部信息系统地整合起来，达到促进项目的整体发展。

　　目前市场上的项目管理软件具备的一些主要功能：成本预算和控制；制定计划、资源管理及排定任务日程；监督和跟踪项目；报表、报告生成；方便的资料交换手段，从其 他应用程序中获取资料，通过电子邮件发送项目信息；处理多个项目和子项目；排序和筛选项目信息；安全性；假设分析，风险评估等。预计市场上大约有120多种项目管理软件工具。这些软件各具特色，各有所长。这里列出大多数项目管理软件具备的主要功能：

　　1.成本预算和控制

　　在项目实施过程中，可随时对单个资源或整个项目的实际成本及预算成本进行分析、比较。

　　2.制定计划、资源管理及排定任务日程

　　根据任务信息和资源信息排定项目日程，并随任务和资源的修改而调整日程。

　　3.监督和跟踪项目

　　大多数软件都可以跟踪多种活动，如任务的完成情况、费用、消耗的资源、工作分配等。

　　4.报表生成

　　与人工相比，项目管理软件的一个突出功能是能在许多数据资料的基础上，快速、简便地生成多种报表和图表，如甘特图、网络图、资源图表、日历等。

　　5.方便的资料交换手段

　　许多项目管理软件允许用户从其他应用程序中获取资料，一些项目管理软件还可以通过电子邮件发送项目信息，项目人员通过电子邮件获取信息。

6.处理多个项目和子项目

　　有些项目很大而且很复杂，将其作为一个大文件进行浏览和操作可能难度较大。而将其分解成子项目后，可以分别查看每个子项目，更便于管理。另外，有可能项目经理或成员同时参加多个项目的工作，需要在多个项目中分配工作时间。如TeamOffice项目管理软件，就可对多个项目、多级任务进行管理。

　　7.排序和筛选

　　大多数项目管理软件都提供排序和筛选功能。通过排序，用户可以按所需顺序浏览信息，如按字母顺序显示任务和资源信息。通过筛选，用户可以指定需要显示的信息，而将其他信息隐藏起来。

　8.安全性

　　一些项目管理软件具有安全管理机制，可对项目管理文件以及文件中的基本信息设置密码，限制对项目文件或文件中某些数据项的访问，使得项目信息不被非法之徒盗取。

　　9.假设分析

　　“假设分析”是项目管理软件提供的一个非常实用的功能，用户可以利用该功能探讨各种情况的结果。

　　现代的项目管理软件将朝着网络化、信息共享化、多系统整合的方向发展，从局域网也向SaaS型转换。项目资源可以更加方便地从一个项目释放出来并注入另外一个项目；获取项目信息更加方便，为项目的有效管理提供了一个良好的网络管理平台。