脚踏信息化的风火轮

壹佰磨具

   江苏苏北砂轮厂有限公司原名为“苏北砂轮厂”，创建于一九六四年，早在五年前，该公司的领导层就意识到未来市场的竞争必然是以信息技术为主导的高科技的竞争，谁能有效的利用好这一工具，谁就有可能在竞争中取得优胜地位。于是，该公司鲜明的打出“加强信息化建设”的发展旗帜。


   江苏苏北砂轮厂有限公司坐落在美丽的泰州市，泰州市是我国著名京剧表演艺术家梅兰芳的故乡，这里不仅因为梅兰芳而闻名遐迩，还因为植根于其境内东域的磨具生产企业，每年都有数以万计的磨具需求者慕名而来。江苏苏北砂轮厂有限公司就是这些企业中最为著名的一家。


   经过四十几年的发展，江苏苏北砂轮厂有限公司被各级主管单位多次授予各项荣誉称号：泰州市重合同守信用企业、泰州名牌产品、江苏省著名商标 、双拥模范单位、泰州市知名商标、国家银质奖、全国厂务工作先进单位等，同时江苏苏北砂轮厂有限公司是中国磨具生产骨干企业，“国家二级企业”，中国磨料磨具协会副理事长单位。到目前为止，该公司已经连续十六年被考核命名为重合同、守信用企业。随着经济全球化的发展，其与意大利、日本等国外同行业厂家建立了合作关系。


   江苏苏北砂轮厂有限公司总经理钱明生介绍:“江苏苏北砂轮厂有限公司原名为‘苏北砂轮厂’，创建于1964年，早在五年前，公司的领导层就意识到未来市场的竞争必然是以信息技术为主导的高科技竞争，谁能有效地利用好这一工具，谁就有可能在竞争中取得优胜地位。”于是，公司鲜明的打出了“加强信息化建设”的发展旗帜。目前，该公司已经发展成为国内磨料磨具行业中信息化起步较早、发展较快、拥有产品自营进出口权的国家中型企业，其下品牌商标--“人民牌”砂轮商标，被认定为江苏省著名商标，是江苏省内惟一一家获此认定的砂轮生产企业。


仓库管理的飞跃


   从2003年开始，我国国民经济的蓬勃发展以及国民生产和生活水平的日益提高，极大地促进了磨具行业企业的发展。那时，不仅原有客户的订单量增加了，而且还有源源不断新增的客户订单，这使江苏苏北砂轮厂有限公司业务量不断攀升，全公司上下忙得不亦乐乎。随着业务量的大幅增加，该公司明显感觉到供不应求，产能跟不上，无法快速有效地满足客户的需求。更为严重的是，产品生产越来越多，临时库存也随之增加，这给还处于手工操作阶段的苏北砂轮带来了取货的繁琐与延时。


   苏北砂轮厂有限公司的领导层很快意识到了问题的严重性，由于仓库管理还处于简单、落后的手工操作状态，这增加了该公司的产品生产周期，降低了劳动生产率，由于延误了对市场反应的时机，无法更好的应对市场需求的改变。公司的领导层决定，要提高全公司的生产率，实现用信息化的手段管理企业，首先要改变目前仓库管理中较为落后的原始状态。


   找到了问题的症结，苏北砂轮厂有限公司开始寻找能够提供他们所需服务的产品与软件开发商，由于自身的实力有限，公司内部并没有组建一个专门进行软件开发的部门。另外，仓库管理软件在软件行业做得已经很成熟了，通用软件在管理仓库的功能上也做得非常完善，鉴于以上两点原因，苏北砂轮厂有限公司决定在寻找通用软件上下功夫。他们很清楚，一个信息工程项目成败与否的关键在于选型，如果选型选得正确，则该项目已经成功了一半，如果选择错误，则后续的努力与付出都将无功而返。


   经过与国内多家通用软件开发商的沟通与咨询，该公司信息化建设的负责人发现虽然国内有些软件开发商的名气很大，但由于他们的软件太通用了，可能并不一定适合自己企业的特性。经过多方咨询与考察，并且公司内部召开了几轮会议讨论，他们决定使用金算盘的产品。为了项目能够在不影响生产进度的情况下顺利完成，苏北砂轮厂与该软件公司的相关人员进行了周密而细致的前期规划与安排，并且制定了几套备选方案，供苏北砂轮厂选择一个最适合自己发展要求的解决方案。


   由于选型的正确与前期谨慎的策划，在不影响全公司生产进度的前提下，整个仓库管理信息系统从开始实施到项目调试结束仅花了三个月的时间，钱总同时指出：“在这期间最难处理的是如何培养员工的操作习惯，由于新系统上马改变了之前原始的手工工作状态，员工在操作上还需要一定的适应阶段，在最初的几个月的时间里，为了扫清员工的操作障碍，软件供应商和苏北砂轮公司一起组织了多次培训课程和点对点互助团队，最终在全体系统工作人员的共同努力下，实现了仓库管理系统的顺利运行。”


   苏北砂轮厂有限公司仓库管理系统的另一大难点就是有关该公司产品编码问题，而这一点对于整个行业来说都是难解决的棘手问题。钱总经理感慨地说：“我们公司生产的人民牌磨具采用国际先进标准制造，不仅规格品种齐全，单人民牌的主导产品就分为D1100mm以下的各种规格、树脂、橡胶结合剂砂轮，及各种专用砂轮、非磨削用途制品等多类，按产品大类来分也不下十几种，主要有通用砂轮、磨头、磨石、砂瓦、专用砂轮 、钹形砂轮、纤维增强树脂薄片砂轮、非磨削用途制品、超硬磨具等，据粗略统计，我公司产成品的种类达60000多种，这么多品种的产品，如何将他们进行统一、规范的编码成了问题的关键。”


   一些公司虽然上了信息系统，但由于一个产品对应一个编号，产品有特征、有品性，但编码反应不出任何指对该产品的特征，这给查询出库成品造成了另一个负担。钱总认识到：必须解决这一问题，系统的先进性才可能充分发挥出来。在一线员工的参与下、在软件开发商的多次沟通下，苏北砂轮厂有限公司的产品编码终于有了统一的标准与规范，每位数字都被赋予了特定的意义，初步实现了仓库管理的信息化和自动化。


   工作流的二次质变


   在对仓库成品的管理理顺后，该公司又将信息化的理念引入到产品销售中来，首先将厂区办公与仓库联网，又配置了几台服务器，组建了局域网络。钱总说，这样销售人员就可以足不出户、通过电脑轻松的查阅某型号产品的存储状态，并可通过网络实现下订单。这看似简单的工作流程，在以前却要花上几个小时。


   过去客户打电话过来要求订购某款型号的产品，销售人员接到电话后并不能马上允诺该客户所要的产品，因为销售人员并不清楚客户所需款型产品是否有货，只有通过销售人员向仓库管理人员问询后，他才能确切地知道是否给该客户发货，然后再回电给该客户。然而，主要问题还并不在销售人员与客户之间一来一回的电话沟通，而是在于仓库管理人员收到提货的信息后到确认该货物之间，销售人员只需要多打几个电话即可。


   对于仓库管理人员，当他接到查阅某款客户所需产品的信息后，首先进入仓库凭经验查找，如果比较顺利地查到了所需产品及其数量，则再回到办公室，给销售人员打电话告知，这一过程即使以最快速度，也要花费十几分钟。很多情况下，这一查阅过程并不顺利，而且经常会犯人为的操作错误，比如，客户所需的某款产品已经存在库中，但仓库管理员忘记或者没有找到，那么生产线上会再生产该型号的产品，已经存在的该产品则可能成为仓库管理人员的死角，在很长一段时期内不会被发现。这一人为造成的结果，不仅使公司进行二次、重复性生产，造成了资源的浪费，而且不被发现的已入库产品长期堆放，占用了宝贵的仓库空间，增加了公司的库存成本的开销。


   而现在，销售人员甚至无需仓库管理人员的配合，即可将成品库存中的产品了如指掌，他只需要告诉仓库管理人员他需要什么货，什么时候发走，仓库管理人员只需要执行提货、发货的命令即可。仓库管理人员从原来头痛的查货、验货角色中解脱了出来，只需按照计算机指示，去仓库中的X排X列直接取货，并运输到发送点，就完成了全部的工作流程。


   钱总解释道：“6万多种产品，不同的规格与型号、不同的生产日期，管理起来是非常困难的，自从使用了信息化的手段与工具管理库房，在操作中，不仅提高了产品出入库的效率，确保了产品分发和出库的准确性，而且可以按照产品的大小体积原则来存放产品，最佳的利用了库房的空间。另外，值得一提的是，在原始手工操作的状态下，发错货的现象时有发生，而使用信息系统管理后，则不仅提高了工作效率，而且降低了产品的分发错误率，产品在出库的时候很少有发错货的现象，从而降低了企业成本。”


   着眼信息化的长效机制


   以上苏北砂轮厂有限公司完成的仓库管理项目和进销存系统是三年以前实施的，钱总话峰一转，“使用到如今，这两个项目确实给企业的业务流程与生产效率带来了非常大的变化，不仅流程简化了，而且产品的生产周期大大缩短了，但是新的历史阶段又使我们面对新的挑战，原来的系统在现阶段已暴露出了明显需要改进的地方。”


   钱总的此番顾虑主要集中在接下来该公司着力解决的三方面信息化建设问题：优化产品编码、实施ERP建设、解决信息孤岛。钱总意识到，目前苏北砂轮的信息化建设水平仍处于简单的事务管理阶段，对于产品的规范与编码也只局限在仓库管理范围内的应用，远远没有达到信息化企业的标准。


   之前的编码解决了一时的应用问题，但由于编码位数太长，几年应用下来，频繁的查货、取货过程给电脑输入操作工作带来了极大的不便，而且企业的规模越来越大，产品的规格与种类都在不断增加，产品的编码位数不可能一直无限制的增长下去，信息化的目的就是为操作提供便利，钱总坚定地说：“这个问题是摆在我们企业面前、首当其冲需要解决的问题，这是一项基础性的工作，只有产品规格与种类编码统一、优化了，才可能为各个部门提供统一、简短便捷的基础性的数据，才可能实现以后各个部门信息化建设中信息的共享。”


   钱总若有所思，他向记者讲到：“企业，尤其是一个生产企业ERP的建设涉及到这个企业的产、供、销、存、财等一系列环节，做好以上环节的信息管理与建设是实现现代化制造企业的基础，在这一过程中，其底层的自动化、合理物流管理与控制、以顾客为中心的经营思想等都给企业ERP的建设带来了极大的挑战，因此，首先是做好编码问题，然后才是ERP的建设。