北方联合电力有限责任公司：ERP物资管理的变革与提升

壹佰电力

    北方联合电力有限责任公司于2004年1月9日揭牌成立。是由中国华能集团、中信泰富、中国神华能源、内蒙古电力投资有限责任公司联合组建的股份制企业。注册资100亿元。，开发、投资、建设、运营电力、热力、煤炭资源、铁路及配套基础设施项目，提供电力、热力生产供应，拥有达拉特发电厂、上都发电厂、丰镇发电厂、海勃湾发电厂、包头第一热电厂、包头第二热电厂、呼和浩特热电厂七个装机超百万千瓦电厂，承担着内蒙古自治区6个盟市4000多万平米居民供热和工业用汽任务。发展至今是由中国华能集团公司控股和管理的 “以煤为基础，电为核心，煤电一体化”的特大型新型能源公司。公司现拥有火力发电装机容量1548万千瓦；拥有煤炭资源储量81.3亿吨，现资产总额671亿元。


    北方公司ERP系统选用德国SAP（System Application Products）公司的企业资源计划系统SAP R/3软件。实施范围为有财务会计FI（Financial Accounting）模块、管理会计CO（Controlling）模块、资金管理TR（Treasury and Cash Management）模块以及物资管理MM（Material Management）模块。2006年4月项目启动。2009年7月全面上线成功验收。以下着重介绍物资管理模块实施过程中的重点环节。


一、北方公司物资管理


    北方公司物资管理主要涉及物资主数据管理、需求计划和采购申请管理、采购管理、库存管理和物资报表管理。


    1、物资主数据管理


    包含物料主数据、物资供应商主数据和集中采购物资主数据。在项目蓝图设计时，项目组领导就明确提出“数据是核心、流程是载体，制度是保障”的思路贯穿于这个实施过程中。


    数据信息收集是实施ERP数据建设的第一步。首先由公司所属各二级单位在清仓出库，提供库存原始清单，经项目数据组汇总后进一步的整理和分类，缺乏规格型号物资返回二级单位继续核实补充。同时组织不同级别的专业技术人员组和专家组深入各大电厂调研，并经过多次的研讨论证和召开专题会精修补充和完善，投入大量的人力和精力，编制了《北方公司物资分类标准》。并结合标准将最初20余万条物资条目整理合并为全面上线初期的6万余条。大量的重复数据被合并，有问题的物资描述被更改和完善。真正实现了全公司物资分类和物资编码的统一。《北方公司物料分类标准》是参照国家标准、行业标准及北方公司实际生产需要编制而成的。同时又融入了煤矿、矿山机械和风力发电等相关的内容和标准，较为全面的涉及到了北方公司生产经营中各领域的业务范畴。分类原则为：


    1）物资主数据分类遵循“自上而下”原则-即先大类后小类，逐级细分，（例：2010500545分类为2-机电类-01机械产品-05-轴承-02滚动轴承。）


    2）物资描述遵循“自下而上”原则--即信息收集务必要先“零部件，后设备”（3010108497因为这条物料信息给出的是设备清册图号，分类到了3-备品类的中的汽机主机01类。）


    随着公司生产经营和技术改造等需要更换设备和零部件时，就有新增物资要录入ERP系统。为了把好数据质量源头关，北方公司牵头开发了北方公司物资编码管理系统。作为公司ERP的子系统，主要用于新增物资数据和物资供应商的提报、审核、编码，以及集中采购物资价格审核和合同批复。通过在物资编码系统生成编码后导入SAP系统。目前，SAP系统共有14万4千余条物料条目，其中材料类4万5千条；机电产品5万6千条；备品备件4万2千条。（见下图）

    北方公司物资编码系统实现了物资数据提交公司和工厂两级监控的流程化管理，在数据提交、驳回过程中搭建了一个公司与工厂及时交流的信息平台（见下图）. 物资编码效率得到提高，最大程度减少不合格数据录入，确保有效数据的唯一性。

    2、需求计划管理


    北方公司将BFS++系统需求计划提报作为ERP生产计划管理和财务预算管理的前端，同时又是物资采购申请的触发，建立了统一的生产物资计划提报和审批流程。实现需求计划、预算控制、物资采购的有机结合和无缝集成。（见下图）：

    按照北方公司物资分类体系，建立了统一分类的物资需求计划，实现预算、采购、核算的三级统一。合理分配资源，有效发挥资金效率。通过生产需求计划与财务费用双重预算控制体系，力争最大限度减低生产成本。从公司到各二级单位的生产、物资、财务部门之间的工作流融合成为一个整体。沟通配合和团结协作的意识通过系统得到最大体现。


    3、采购申请管理


    北方公司物资部门执行采购的主要依据是采购申请。采购申请的来源于已经实施BFS++系统电厂和未实施BFS++系统电厂的需求计划。


    已实施BFS++系统单位的需求计划经过BFS++系统不同需求计划不同审批流程中最终审批通过的时点，通过与ERP系统的接口程序自动从BFS++系统获取符合条件的需求计划，如果物资需要入库，则接口程序自动在SAP系统对应的创建预留，从而通过运行MRP(Material Requirement Planning) 平衡利库，自动运算后产生需要进行采购的采购申请；如果物资不需要入库而直接进行报账，则接口程序自动在SAP系统对应的创建采购申请。物资部门根据采购申请进行询价报价等后续工作。


    对于无BFS++系统的情况，需求计划经过北方公司第三方系统审批通过之后，需求部门以电子文档或者书面的形式将需求寄还转到物资部门，如果物资需要入库，物资部门对应的在ERP系统中创建预留，经过系统运行MRP平衡利库，自动运算后产生需要进行采购的采购申请；如果物资不需要入库而直接进行报账，物资部门对应的在SAP系统中直接创建采购申请。物资部门根据采购申请进行询价报价等后续工作。


    4、采购管理


    北方公司实现了ERP系统从采购申请、询价报价、签订审批执行采购订单完整闭环管理。采购订单是非常重要的采购凭证，它是和供应商实现采购供应的有效单据之一，表示与供应商进行采购业务正式和最终的确认。采购订单描述了与采购发生的条款，包括采购的物料、交货时间、价格条款、运费、税费、折扣、交货条件、交货地点等等采购合同的内容。在ERP系统中，采购订单是后续收货和发票校验的基础，并且在采购订单历史中可以记录这些信息以供查询订单的处理状态。目前可以采用的采购方式为采购订单和采购合同（协议）。采购合同（协议）依据北方联合电力公司集中采购目录，统一与供应商签订框架协议，规定物资采购价格和数量等条款，做为公司所属各单位统一采购的基础，参照北方公司创建的合同（协议）在ERP系统内生成采购订单。按照公司“两集中，两统一”原则，商务部拟定了公司集中物资管理的范围：


    1）依据生产单位年度大修、技改所消耗物资实际调查，建立了《北方公司生产物资集中采购目录》；


    2）通过对燃油、化工产品等消耗量大、技术通用性强、价格随市场波动变化较大物资统计等，商务部编制《北方公司长期供货框架协议》；


    3）对于单一货源采购（指设备原厂备品），不受价格限制，需要得到公司商务部批复方可执行，并从SAP系统内详细记录。


    4）公司商务部负责对集中目录内物资采购组织招投标，并监督招投标项目的执行情况。目前与哈尔滨汽轮机、东方汽轮机集团签订了200MW、300MW、600MW主机联储框架协议，并SAP系统中根据协议创建了部分相应的合同，通过框架协议和价格集中管理，充分发挥批量采购优势，降低生产经营成本，提高企业核心竞争优势。


    同时，商务部确定了基层单位自行采购物资范围：1、按照授权范围进行物资采购、库存储备的补货性采购、本单位零星采购及紧急材料备品采购；2、参与集中目录内公司商务部组织的物资招投标；3、执行公司商务部批复项目和招投标定标项目的物资采购。


    5、库存管理


    北方公司库存管理系统功能实现了公司及其所属电厂可以对库存相关业务流程的全面跟踪和管理。包含对物资库存信息的收集和统计；对库存日常业务实时记录；统一的物资编码使系统实现自动归集每个物资的库存信息，为北方公司全盘资源协调提供快速、准确的参考。


    统一的系统库存地和存储仓位的设置，提高了物品收、发效率，减少串号和错发；有利于仓储物资的检查监督和盘存统计，帐页、编号相结合，确保帐、卡、物、资金的“四统一”。为物资报表取数的统一汇总创造条件。

    北方公司库存规模随着ERP系统应用的不断深入和推广得到了有效控制。2006年项目刚启动时，全公司库存规模为3.4亿。到08年底已增加到了5.76亿。排除06至08年新机组投运因素，增加幅度和规模仍然过快。结合华能集团和董事会给北方公司下达的经营指标，在2009年初下达了公司系统库存管理考核目标，借助ERP系统的有效管控，一举扭转了物资库存连年上涨的势头，两年间北方公司（不含煤炭企业）库存总量下降1.4亿元，其中还不包括各单位处理的数以千万元计的白条（仅包头二电厂物资部门就处理3300万元白条）。通过降库存，加快了公司资金周转率，而库存物资的转固和计提折旧，同样也减少了公司的经营损失。2010年底全公司系统的库存规模下降为4.3亿元。


    从目前北方公司几个库存规模大的单位库存结构来看，普遍存在历年技改造或设备改型无法使用；基建移交给生产的备品类物资常年积压、消耗缓慢；超保质期存储；产品质量问题、设备内部锈损、原生产商转产和仿冒产品等无法使用直至报废；过去电厂盲目超量采购导致大量积压的问题。对继续降低库存规模和盘活库存资金带来很大难度。结合ERP系统强大库存分析和管控能力，北方公司会继续深入开展内部挖潜，采取调整ERP系统集中采购范围、加大调拨力度、积极倡导各级领导高度重视、建立降低库存激励机制等多种渠道以达到最大限度地降低各单位库存规模，优化库存结构，盘活库存资金。


    6、物资报表管理


    结合ERP强大的信息记录、追溯和分析功能，北方公司开发了ERP报表系统。09年全面上线验收时开发物资查询报表17张。ERP运维组成立后。随管理的逐渐深入不断完善和继续开发。目前共开发物资表25张。涉及库存管理和分析、采购管理和分析、计划管理、预算管理、监督报表等各个方面。为公司和各二级单位及时掌握物资业务及时进行统计、汇总和分析提供报表信息。

二、变革与提升


    通过ERP的实施，公司的物料编码、物料描述及分类规则、供应商编码及分类、公司的逻辑库存地的统一；与生产计划管理和总账无缝集成，实时反映物资采购及消耗所占预算情况。同一管理体系、管理平台和管理要求为各个部门之间紧密地合作创造了基础，提升了合作的氛围。


    实现了公司集中采购和联合协议储备、调拨业务的开展。为全公司统一物资调配，减低生产成本，建立物资价格体系提供了数据基础和业务流程保障。目前已组织完成了东汽、哈汽、哈电和大连瓦轴四项公司层框架协议签署。


    物资报表及时分析汇总和系统业务记录追溯功能，提升了物资业务监督和管控。为北方公司进一步的发展提供多角度的决策依据。


    按照华能集团信息化统一部署，结合北方公司的发展战略，围绕公司业务需要的整体指导思想，通过对ERP功能的进一步拓展，不断的改进和更新系统应用，实现流程进一步的优化和管理进一步的细化，使北方公司的ERP建设再上一个新台阶，促进北方公司的科学发展。
   



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2006年4月项目启动。2009年7月全面上线成功验收。\n\n 来自 纵横四海胡万军 的新浪微博

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北方公司物资管理主要涉及物资主数据管理、需求计划和采购申请管理、采购管理、库存管理和物资报表管理。\n\n 来自 纵横四海胡万军 的新浪微博