“巨象”巧练易筋经 大连港实施EAS案例

壹佰港口

    一艘来自巴西的巨型货轮，载着20多万吨的铁矿石，经过长达30天的海上之旅，来到辽宁大连港。眼下，它正静静地停靠在港口的矿石码头上，等待装卸与运输，然后再输送到国内三大钢铁集团。


    两只巨型的机械手以每小时7,500吨的速度昼夜不断地卸船，经过履带运送至矿石货场，然后再以每小时4,500吨的速度装车，进入物流流程……这堆“祖籍”南美的铁矿石从海上漂流到运送至中国钢铁集团并送入熔炉，铁矿石的每一步旅程都由信息化链条精确规划，环环相扣，不差分毫。


    “像这样庞大吨位的货轮，在港口停靠和装卸过程中，如果多耽搁一天，就会像多米诺骨牌一样产生难以估量的连带拖延，一天下来就至少有5万美元的损失。”大连港矿石码头的一位工程师介绍道。


    管理大连港这样业务多元化的复杂港口，没有强大的IT手段肯定会让港口管理变成一盘散沙。


    1899年就成立的大连港，现在已经发展了一个庞大的集团。2006年大连港集团年货物吞吐量达到1.45亿吨，集装箱完成321万标准箱（TEU）。目前，大连港集团资产总额247.5亿元，共有19家分公司，直接或间接拥有121家子公司，其中直接投资单位51家了。集团股权投资结构十分复杂，部分子公司投资关系甚至达到5级。


    经营港口物流自然是大连港集团的主营业务，除此之外，大连港涉及设备设施租赁、机械制造，大连港还拥有自己的铁路线、高速公路、医院、酒店，甚至有自己的公安局。“大连港就像一个小社会。”大连港集团总会计师张凤阁说。


    大连港集团在对所属企业加强管控能力时，并没有全部选择经营控制模式，这主要是因为不同的集团、不同的经营单位，其重要程度不同、控股方式不同、发展定位与发展方向不同。


    管理如此庞杂的集团，经营模式并没有“中央集权”，怎么才能理出头绪？投资关系复杂、业务多元化，财务关系的重要性凸显出来。先梳理清财务平台，建立一个能看到集团的细枝末节的财务平台，是大连港建立数字物流港的基础。


    集团财务统一“大象”步履


    大连港信息化起步很早，1986年张凤阁刚当上大连港财务处处长时，就牵头组织财务处和信息中心开发财务信息系统，独立开发出Dos系统财务核算软件，开始了大连港财务管理工作信息化进程。


    随着会计制度不断与国际接轨，尤其是1996年，大连港与新加坡港务集团合资兴建大连港集装箱码头公司后，大连港吸取世界第一大港新加坡港IT推动港口运营的经验，引入了新加坡港的Portnet系统进行港口管理，主要负责港口对外的电子数据通信与交换，并且开始购买产品化的财务软件。


    “2006年大连港财务部和信息中心准备统一收编‘财权’之前，不同的业务公司都有各自的一套财务平台软件，品牌也有好几个，从用友到华正，各自为战。”张凤阁介绍说。


    2006年大连港集团整合在香港上市之后，就更需要IT系统搭建一个强有力的会计核算与报告平台。这个综合平台能够在资产管理和资本运营上深入挖掘；对下属经营单元进行更精细的考核需要严格的预算管理平台的支持；而且大连港集团每年数十亿元的资金投入，也需要解决如何更有效地控制资金流动。大连港集团组织结构上设置了资金运营管理中心，在IT系统的建设上顺应上文中提及的需求建设一个资金管理平台，来统一管理、调配全集团的资金流动。


    大连港选择了金蝶国际软件集团有限公司（下称金蝶）的集团财务EAS平台，全面置换以前各个业务公司大大小小的“孤岛”。全集团130多个核算单位，无论大小远近，数据都能实现快速整合，并且达到集团财务信息协同处理。集团内的核心业务单位、核心业务支持单位相互之间内部关联交易量非常大，比如大连集装箱码头公司卸完集装箱后需要马上装车运走，集装箱公司和物流公司就发生了内部关联关系。集团内部关联交易的准确性、及时性要求较高。而通过EAS往来通知单的功能，甲乙双方可以根据系统发送的信息，省去了不同的业务公司跑来跑去的交流，及时准确地完成业务。


    “过去没有集团财务与业务协同的时候，某个业务公司在年底大扫除时，在抽屉底、桌底下还能发现一些以往没有收款的单子，如果是集团财务及业务数据全部形成电子数据则不可能出现这些遗漏。过去收费只要他不做单、不收就不知道，现在只要有痕迹就能查出来。”张凤阁欣喜地发现，集团财务系统让大连港集团的数据流动更透明、更高效。


    大连港的目标是2008年至2010年完成集团决策支持和分析系统，并且将集团财务平台与客户关系管理（CRM）系统全面衔接，完成与其他经营管理系统的全面协同和整合工作；2010年至2015年实现集团财务信息平台与集团内外部电子商务系统的全面集成，达到集团整体信息流、业务流和资金流的同步进行。


    上海国际港务(集团)股份有限公司（下称上港集团）在集团财务统领全线业务上也是港口行业的典范，上海港货物吞吐量突破5.37亿吨，为世界第一货运港口；集装箱吞吐量世界第三，并且其与世界第一、第二的差距还在不断缩小。上海港也不啻于一头“巨象”，集团下属企业100多家，关系纷繁复杂。


    上港集团同样应用金蝶的集团财务管理系统构建了集团高效的财务报告体系，真正做到了数据真实性、数据及时性和统一：报表数据的集中存放，更减少了传递与交互，简化了报表数据的采集过程，并且规范了上海港集团员工的操作流程，提高了资金运转效率。“金蝶集团财务系统满足了我们作为上市公司信息披露及时性、准确性的需求，适应了合资各方业务交流、信息共享平台的需求，增强了集团管控能力，提高集团内部管理效率。”上港集团信息化负责人表示。目前，该集团即将全面实现财务业务一体化和集团商业智能分析的灵活应用。


    一票到底呼之欲出


    “一票到底是我提出来的，”张凤阁说，“因为大连港集团财务的目的就是，让财务和业务全面协同，达到全面贯通的最高境界。”


    海尔集团（下称海尔）在“一票到底”的运作上堪称国内的典范。海尔从接受订单到订单上的货物卖到客户手中，这整个过程是在一个闭环的系统上，从市场上获得的订单信息流在系统上流动，比如某个家电零售商需要定制一批特殊形状的冰柜，订单信息进入系统开始，相应的设计流程和采购流程响应这个个性化的需求。海尔从采购原材料到产品卖到用户手中，整个过程都是一种买卖关系：用负债的方式把上一环节的订单买来，再卖给自己的下一个环节，投入的数量和产出的数量必须吻合。只有当产品卖出去，得到用户签字才能得到报酬。在这个过程中，资金流和业务流得到了统一。


    与海尔不同，大连港的主营业务是码头货物装卸和储存，主营业务收入占到集团业务收入的80%。实现主营业务的“一票到底”，也就是说从货船到岸开始录入系统给出电子工艺票据（这个票据在系统里的标识其实是一个业务号码）；流转到下一个环节出具电子作业票据，这个作业票据还兼有计费的功能；继续流转下去，直到整个业务结束。这样一来，电子票据就记录了所有的业务流转情况，在系统里一个电子票据的历程就能记载从一艘船到港、卸了哪些种类的货、用了多长时间、在什么仓库储存、物流过程以及其中每个环节的费用——一切都一目了然。


    在大连港集团庞杂的关系下，在不同的公司之间流转业务统一用“一票”，必须所有的部门用一个卡片。其实是对大连港集团众多的业务部门提要求，不同的业务部门的利益不同，如何协调，能让这“一票”真正畅通无阻？


    “实行一票到底要先突破不同业务公司业务系统不同这个瓶颈。我要求企业技术工程部门要用同一种卡片，所有的部门都要用这一个卡片，不可能有两个存在，这也是一种部门之间的高度协同，需要编码一致、电子票据在不同的系统之间都被识别……”张凤阁认为，“目前看起来可能挺难，技术上可以实现，但是我想一定能实现。而且集团财务已经成为了一票到底的基础。”


    一张电子票据承载了业务信息和财务单据，突破了不同的业务公司之间的界限，一票到底，在大连港正在进行时。
   
   



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