ERP小编码大学问(下)

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物料编码工作的开展步骤
   
    1．建立编码管理组织
   
    数据是系统运行的基础，对数据进行编码管理，是数据管理工作的基本要求。大量的数据整理和筛选需要有一定的业务知识和技术含量，同时又是一件枯燥和烦琐的工作，因此需要专职人员进行专职工作，也需要专职部门进行专职管理。
   
    建议建立以工程技术人员为主、业务人员共同参与的编码小组，明确部门职能和岗位职责，有效推进编码工作。同时，制定与项目阶段匹配的数据编码工作计划，按照计划进行工作考核和监督改进。
   
    2．建立编码管理规范
   
    要建立数据管理规范来指导数据管理工作。静态数据有物料编码、产品结构、工艺路线、科目表、供应商和客户信息等。这些数据必须有相应的管理规范进行管理，数据的新增、修改、删除、查询等操作必须有相应的流程控制。动态数据如采购订单、销售订单、生产订单、库存初始化数据等也需要制定相应的规则，用来规范数据的收集策略和管理流程，规定系统切换期间的数据操作。
   
    3．收集加工系统数据
   
    现有数据通常分散存放于各个业务系统中，比如PDM、SPC、财务和物流系统等，这些数据相互交融，彼此独立，形成企业数据大杂烩。在进行物料编码时，要按照数据的相关性和重要性到相应系统中抽取数据，进行数据的加工处理。比如物料数据从PDM和物流系统中取数，同时要参考SPC和财务系统数据;科目表要从财务系统中获取，供应商信息从物流系统读出。
   
    另外，依据系统的编码规则进行数据的收集、整理和加工时，各个阶段的数据要采用版本进行标识，最终的数据进行归档控制，存放在安全的数据服务器上。
   
    4．编码过程事务协调
   
    即使制定了完整的工作流程和编码规范，工作过程也难免会出现一些例外情况，需要及时沟通和协调。不要怕出现问题，关键在于出了问题必须有人跟踪、协调和处理。在专家的指导下，实事求是、全面系统及时地处理出现的问题。
   
    物料编码的注意事项
   
    1．集团的物料编码管理
   
    如果集团需要进行集中采购、集中销售和集中售后服务，就需要进行物料编码的集中管理，这时一般需要专职部门统筹管理。如果分散管理，也要求各分公司遵循相同的编码原则。另外，集团内部各部门应该采用相同的编码规则对所有物料进行统一编码管理，这有利于集团的物料管理，也便于对外交流和协调。
   
    2．物料描述的规范性
   
    物料命名不规范在使用过程中会产生许多困惑。比如:电源线、空调电源线、室内电源线，了解情况的认为这就是一个东西，不了解情况的以为这是三种物料。有些困难的是，到目前为止，对于产品和物料命名还没有国际标准，也没有国家标准，也不存在行业标准，有一些企业制定了自己的命名规范，但在推广和执行过程中都遇到不同程度的阻碍，造成不规范的实际后果，这给物料规范化和标准化带来较大困难。
   
    我们知道，要准确描述一个物料仅有名称是不够的，还需要辅助的规格、型号、图号、颜色、材质等属性。这些属性和名称的组合，如果没有规范定义排列位置，将产生许多的混乱。一个系统的物料描述有长度限制，比如SAP系统要求不超过40字符。即在40个字符内，能够准确描述一个物料的主要特征。
   
    比如:“KF-22前面板KF22W.2-1”，在图号中也有了“KF22”信息，加上这部分造成信息的冗余，规范的描述应该为“前面板KF22W.2-1”。对于“前面板KF22W.2-1”，可以理解为“KF-22前面板KF22W.2-1”，也可以理解为“KF-22前面板”、“KF22W.2-1前面板”和“前面板KF22W.2-1”。如果没有统一的规范约定，产生认识的歧义，引起业务部门之间的沟通困难。

    3．物料编码与产品明细表
   
    物料编码反映的仅仅是物料本身的技术性能和物理特征，而不反映它与产品之间的层次结构。物料与部件、产品之间的层次隶属关系由产品明细表确定。如果把产品的层次关系体现在物料编码里，不利于物料本身的管理，也不利于产品之间的物料借用。
   
    同时，物料编码不但与产品明细表之间存在关系，也与工艺路线之间存在关系。在加工过程中需要储存、发外处理的工序，需要进行编码管理，其他的则不需要编码。如果一些零部件要组合组装，同时组合组装关系复杂，且不需要库存管理，表现为零部件的临时性和虚拟性，这种组合件需要编码管理。
   
    4．数据加工的信息失真
   
    数据加工和传播过程往往伴随着信息失真，尤其是不同业务部门之间的信息传递，业务人员根据自己的需求加工数据更容易导致信息的失真和歧义。如何避免数据加工过程中的信息失真，是情报学研究的范畴，目前还没有比较有效的方法。
   
    数据加工的常用工具有Excel等。在Excel中，可以方便地进行数据的排序、过滤、分列、合并和运算以及表之间的数据链接等操作，这些操作都有可能产生数据的错乱，处理完成后一定要进行数据的校验。
   
    链接：用物料编码数据进行分析
   
    准确完善的物料分类和编码不仅是企业管理物料的前提和基础，有利于ERP系统的顺利部署与运行，同时，也可以为企业对各类业务的事中控制、事后分析和未来预测提供保障。
   
    1．原材料分析
   
    分析一段时间内物料的采购订单价格变化可以预测未来物料的价格变化趋势，分析供应商的交货期和质量状况可以检查供应商的服务水平，从而加强供应商管理。
   
    分析一段时间内物料的价格变化可以预测产成品的标准价格变化趋势，对成本控制和销售报价管理提供辅助决策帮助。
   
    分析采购物料的库存价值，进行安全库存、最高库存和最低库存的控制，避免超量库存和物料短缺的发生，是保障生产计划正常执行的基础。而库存物料的有效期和批次管理可以用来进行物料质量跟踪，确保产品质量。
   
    2．半成品分析
   
    对半成品的生产订单进行有效管理，可以提高计划执行率和生产效率，发挥产能优势，保障准时交货。而对半成品的领料和加工过程跟踪控制，则可以准确记录产品的加工增值过程，降低不增值的操作和流程，优化产品的成本结构。
   
    3．产成品分析
   
    销售人员对产成品生产过程的跟踪可以掌握生产进程，判断是否能够在规定的期限交货，同时与客户进行有效沟通，提高市场服务水平。
   
    对产成品的销售时间、销售区域、经销商、品种和销售人员等进行全面分析，可以帮助市场人员寻找其内在的销售规律，预测未来的销售变化趋势，做好市场前期准备。
   
    对售后服务中的故障原因和频率分析可以分析零部件的质量和技术问题，有效改进设计、工艺和质量现状，降低售后服务成本，提高产品市场竞争力。
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