“从简单的入手，循序渐进的学习ERP”简单财务专题

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“从简单的入手，循序渐进的学习ERP”简单财务专题

写在前面的话



应四海兄之邀，参与“资深顾问和ERP100网站合作方案”，与ERP100网站合作。既然答应了四海兄，那就要兑现自己的诺言，何况我们还签署了个协议。那天也说过有时间肯定会上来和大家一起学习探讨的。

其实说到ERP，对于资深这两字真不敢当，顶多也就算是个工程师吧。先说说自己吧，之前在甲方做过2年的IT和ERP维护（神码），后来转到乙方做用友1年多，主要负责新客户的开发和项目的实施，同时老客户的维护。

3、4年了，自己也从最初对ERP的无知，到现在的有所知。其实对于ERP来说这3、4年的经验顶多也就算个刚上路吧，所以我也才刚上路而已，对于这次的合作呢，本着学习和分享的态度和大家交流探讨，同时希望对于新手会有点帮助，高手就多多指教。

对于新手如何学习ERP，之前我曾在新手区写过一篇：“菜鸟之见，新手如何学习ERP”文章，新手入门的话可以先查阅一下这篇文章。同时一些ERP理论的知识大家可以买本书学习一下，或者网上下载（后续我会整理一份理论知识上来的）。在这里暂时先不做介绍，也相信大家对于理论知识都很熟悉了。所以呢，这次的学习我们就着手进入ERP的具体操作。

之前说过学习ERP要从简单的入手，循序渐进的学习。所以这次的学习也是先成简单财务学起，了解一下简单财务的业务流程。和了解我们的会计每个月到底是在做什么事，怎么做。

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先成软件的安装开始吧。
一、程序的安装
1、数据库的安装：（以SQL 2000为例）
（1）、先安装数据库：SQL2000
（2）、然后打上数据库补丁：SQL 2000 SP4补丁
（3）、确认数据库服务开启，如下图。


2、软件的安装（以“用友T3标准版”为例）
安装界面如下：


（1）、先进行环境检测，如下图，只有一个IIS不符合，这里可以不用管它。退出检测，可以开始安装程序了。



（2）、点击用友T3标准版进行程序安装，选择好路径基本上可以一直点击下一步直到完成。



以上就是数据库和软件的安装，因为比较简单，所以这里不做详细的说明。就带过了。如果有朋友遇到问题，可以留言和联系我。届时会帮大家解决的。
安装好以后会有一个系统管理和用友T3两图标，

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二、相关介绍
1 、系统管理（重要的模块）

主要功能有:
①、用友通账套的建立、修改、手工备份和删除；
②、用友通年度账的结转；
③、用友通操作人员的建立和分配权限；
④、清除异常任务和单据锁定；
⑤、设置自动备份计划。
等………

登陆身份：
①、第一种是系统管理员，默认系统管理员是“admin”，密码默认为空。
②、第二种是账套主管，默认账套主管是“demo”，密码默认为“demo”。

两种身份登陆系统管理，可以使用的功能是不同的，具体看下图对比



2、建立账套





（1）、账套建立

以Admin的身份注册登陆，选择『账套』—『建立』，进入建立新账套的功能，界面如上图
A、帐套号输入：001——999，只要系统不存在的账套号即可，切勿重复。
B、账套名称：必须输入，即我们新建单位的名称
C、账套路径：即帐套保存的路径，建议使用默认的路径。
D、启用会计期：即你要开始做账的日期，可根据单位需求

（2）、输入单位信息。用于记录本单位的基本信息，如下图



（3）、输入核算信息。用于记录本单位的基本核算信息，如下图





A、本币代码：系统默认是人民币。
B、本币名称：系统默认为人民币。
C、企业类型：用户自己选择为商业或者工业。对于其他行业，建议选择工业。
D、行业性质：这里大家最好选用自己企业最适合的会计科目，方便后续的申报之类。如果要查看详细的科目设置，点击下面的科目预览查看。
E、账套主管 用来确认新建账套的账套主管，用户只能从下拉框中选择输入。
F、是否按行业预置科目：建议打上勾，进入系统，会计科目自动设置好。如果不是，用户就要自己建立会计科目。

（4）、输入基础信息选项，如下图





A、
存货、客户、供应商分类：用户根据自己企业是否需要分类。如果需要则前面打勾，建议最好打上。
B、
有无外币核算： 如果贵单位有外币业务，可以在次选项前打勾；

（5）、分类编码方案和数据精度定义





用户可以根据本单位的实际情况进行编码方案的设置和各种数据精度的定义


3、账套启用






根据需要启用要使用的模块，因为此次我们学习的是最简单的财务处理，所以这里只启用总帐单个模块，后续的学习，我们会慢慢增加其他模块业务处理。


4、用户和权限的设置


点击：权限下的操作员对操作员设置，
然后再对操作员的权限进行设置，点击左上角的增加逐一进行设置，如果需要全部权限，直接在中间的帐套主管勾打上即可。






5、修改账套

如果在进行完上述的操作以后，你想对某些信息进行修改。那是可以修改的，前提是在未使用相关信息的基础上。可以进行适当的修改。同时需要以账套主管的身份才能修改的。

A、以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。
B、选择『账套』菜单中的『修改』，进入修改账套的功能。

6、账套备份

支持手动备份和自动备份

手动备份：
A、点击“账套”菜单下的“输出”功能进入。
B、在“账套号”出选择需要输出的账套，点击“确认”进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条任务完成后，系统会提示输出的路径，选择输出路径，点击确认完成输出。系统提示输出是否成功的标志。具体如下图



帐套的删除：

这里需要注意的是，不要在删除当前输出帐套前面打勾，打上勾的话会对帐套删除。如果确实需要删除帐套可打上。
自动备份：通过系统管理中的『设置备份计划』功能，由客户设置自动备份计划。

A、选择功能菜单『系统』下的『设置备份计划』，显示如图



B、点击『增加』按钮，显示“增加备份计划”界面，





C、输入计划编号、计划名称，选择输入备份类型和发生频率，选择系统数据的备份路径和要备份的账套。
D、点击『增加』按钮，保存设置。

7、账套恢复

用系统管理员用户在系统管理界面单击『账套』菜单中『引入』，进行引入账套的功能, 系统管理员用户在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。如图

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三、基础档案的设置
用设置好的用户登入系统吧。别高兴太早，我们需要对基础档案先设置。


1、部门档案和职员档案


（编码时一定要遵循我们之前设置的编码原则）


2、 2、客户和供应商分类及档案

企业根据自己管理的要求进行分类，具体怎么分也根据自己的需求。





至于档案的话，根据实际客户和供应商进行设置，编码和名称是必须输入，其他可选。
尽量完善信息，以方便以后的工作，这里如果要对客户和供应商进行信用控制的话，就在信用页签进行设置。




2、 3、会计科目

会计科目是填置凭证、登记账簿、编制报表的基础。单击基础设置中的『财务』中的『会计科目』，进入会计科目的设置，我们可以进行会计科目的增加、删除、修改、指定科目等功能，如下图。





（1）、会计科目的增加



操作步骤
A、输入科目编码，科目编码必须唯一，且必须按级次的先后次序建立；
例如我们需要在银行存款下设置个工商银行。因为银行存款科目是1002，所以我们就在它下级设置100201，如果还要增加其他银行的话，就可输入100202等。。如果有很多科目就类推，同时其他科目的设置也一样。
B、输入科目的中英文名称，中文名称必输；
C、选择账页格式，用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。有金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择；
D、设置辅助核算，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。如果需要辅助核算的话直接打上勾。

一般企业即使是手工做账，它也有相应的会计科目预置，所以根据企业的要求增加二级科目的设置或者更多科目的设置。
（2）、会计科目的修改

如果需要进行修改的话。选中要修改的科目，点击『修改』，就可以对会计科目进行修改。
注意：只可以修改科目的名字，其它建议不要进行修改。

（3）、会计科目删除

选中要修改的科目，点击『删除』按钮，就可以对会计科目进行删除。
注意：如果这个科目已经使用过，不能进行删除工作。

（4）、会计科目指定

在查询现金日记账、银行日记账前必须指定科目，否则查询不到所以必须要指定会计科目后，系统才可以出银行日记账、现金日记账、现金流量表。单击『编辑』菜单下的『指定科目』，显示指定科目窗口，进行选择后点击『确认』即可。




（5）、凭证类别
用户可以按本单位的需要对凭证进行分类设置。用户根据选择后，点击“确定”。这里我们选择常用的记账凭证。



（6）、外币设置

对于有外币核算的企业才需要进行设置，提供了固定汇率和浮动汇率，根据企业要求进行设置。币符、名称、折算方式等进行设置。



（7）、结算方式

用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。



（8）、开户银行

系统支持多个开户行及账号的情况。此功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。
A、单击基础信息设置中的『开户银行』。
B、点击『增加』按钮，显示区增加一行空白行，用户可以根据自己实际情况进行填列

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四、总账系统

1、初始设置

（1）、总账选项
“凭证页签”主要是凭证的选项，“账簿页签”主要是凭证和账簿打印的设置，“会计日历页签”主要查看会计日历，“其他页签”对系统的其它选项进行设置。

根据自己需要进行设置。
常用控制有：
A 、制单时序控制:即系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，如有特殊需要把勾去掉就不按序时制单，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。
B 、出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过签名才能记账。所以这里大家看需要了。建议是不要，麻烦啊，呵呵。
C 、未审核的凭证允许记账：若选择了此项，则未经过审核的凭证可以进行记账。





2、期初余额

这里可能有朋友不明白期初余额是个什么概念，这里通俗的描述一下，好比我们个人突然想记下帐了。我借给别人多少钱。我又欠别人多少钱。我现在到底有多少身家。所以财务上的期初余额也是一样的。我们要上系统开始记账，自然要把之前手工帐结算清楚，所以这里的期初余额即你上系统之前最后结算的，累计借和累计贷即我借别人多少，别人欠我多少。



步骤:
A、录入科目期初余额：用于年初录入余额或调整余额
B、核对期初余额，并进行试算平衡。
注意：一定要保证试算平衡，方可进行下去。

(1)、录入期初余额

如果是第一次使用账务处理系统，必须输入科目余额，直接在单元格位置输入余额

录入辅助核算科目期初余额
这里如果在科目设置的时候设置了辅助项目的话，是不能直接敲入数字的。必须按辅助项录入期初余额，例如（个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）。双击出现如下图。




点击增加明细款项，录入完毕以后退出如下图：可以看出金额是累加起来的。即就是我们应收账款的余额。





(2)、试算平衡并对账

期初余额录入完以后一定要执行试算平衡，且一定要求借贷平衡，否则影响后续的工作，同时分享一点经验，录入期初的时候一定要求客户给你准确的报表，且有调过帐的，及时说明，不然到时你录完以后试算不平衡的话，回过去一个个对的话就痛苦了。






3、3、凭证管理

基础信息全部完成以后就可以进入总账系统进行工作了，如下图




（1）、填置凭证




操作步骤
（A）用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键，增加一张新凭证，这时光标定位在凭证类别上。
（B）凭证类别：输入凭证类别
（C）制单日期：根据自己选择，默认是当前登入日期
（D）附单据数：在“附单据数”处可输入原始单据张数，
（E）凭证内容：输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成：
① 摘要：输入本笔分录的业务说明。
② 科目：科目必须输入末级科目。
③ 辅助信息：根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项。在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中显示，如下图



（F）当凭证全部录入完毕后，可点击保存或者增加下一张。

（2）、修改凭证

找到需要修改的凭证，将光标点到需要修改的地方即可修改。修改后点击保存。

（3）、删除凭证

先对其进行作废，然后进行整理凭证选择要删除的凭证编号，确定即可删除。



（4）、审核和取消审核凭证





点击审核凭证，筛选出需要审核的凭证，可单张和成批审核两功能。





点击取消可以取消审核。


如何对一批凭证进行审核和取消审核

用鼠标单击『查询』，输入查询条件后按『确定』，屏幕显示符合条件的凭证，用鼠标单击『签字』菜单下的『成批审核』，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核；

用鼠标单击『签字』菜单下的『成批取消审核』，系统自动对当前范围内的所有已审核凭证执行取消审核。

（5）、查询凭证

用鼠标单击系统主菜单『凭证』下的『查询凭证』，进入“查询凭证”功能
根据不同的查询条件进行查询。



（6）、凭证记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。

选项参数“未审核的凭证允许记账”，选中时，允许未审核的凭证可以记账。

注意：下列情况是不能进行记账的
①、期初余额不平的情况下，是无法进行记账的。
②、上月未记账时不能记账的。如下图提示




正常情况则如下图：



点击记账即可完成记账




（7）、期末处理
对于月末结转凭证可以有两种方式，一种是自己直接在总账中录入结转凭证，另外一种就是系统自动结转。这里重点讲一下：自动转账凭证的处理

这里以期间损益结转为例子进行讲解

用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。

.1、先对转账定义

操作步骤
A、
找到期末——转账定义，再选择期间损益结转设置，屏幕显示期间损益设置窗如下图：



B、表格上方的本年利润科目是本年利润的入账科目，可单击或按[F2]参照录入。如果您的本年科目利润科目又分为多个下级科目，则可在下面表格中录入，并与相应的损益科目对应。

C、在下面的对应结转表中录入明细级的本年利润科目即可

.2、转账生成

在定义完成转账凭证后，每月月末只需点击月末结转即可以快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证讲自动追加到未记账凭证中。

操作步骤
A、用鼠标单击系统主菜单『期末』下的『转账生成』。
B、选择您要进行的转账工作（如：自定义转账、对应结转等）、要进行结转的月份和要结转的凭证。
C、选择完毕后，按『确定』按钮，屏幕显示您将要生成的转账凭证。
D、若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况略有出入，可直接在当前凭证上进行修改即可。
E、当您确定系统显示的凭证是您希望生成的转账凭证时，按『保存』按钮将当前凭证追加到未记账凭证中。

生成期间损益结转凭证
A、用鼠标单击“期间损益结转”，屏幕显示要结转期间损益的损益类科目，如图




B、选择需要结转的科目，在“是否结转”处双击鼠标打上“√”表示该科目将执行结转。也可按『全选』、『全消』按钮，全部选择、全部取消选择要结转的凭证。
C、选择完毕后，按『确定』即按计算结果生成转账凭证。


(8)、结账
在手工会计处理中，都有结账的过程，在计算机会计处理中也应有这一过程。

操作步骤
A、用鼠标单击系统主菜单-期末』下的{结账}进入此功能，屏幕显示结账向导一──选择结账月份。用鼠标点击要结账月份如图




B、选择结账月份单击『下一步』，屏幕显示结账向导二──核对账簿。
C、按『对账』，系统对要结账的月份进行账账核对。





D、  D、查看工作报告后，单击『下一步』，屏幕显示结账向导四──完成结账。按『结账』，若符合结账要求，系统将进行结账，否则不予结账。
在上述工作完成之后那么本月就已经结帐了。在这里可能有朋友会说，那如果我之前有凭证之类有需要修改的，那怎么办。说到重点了，鉴于这情况呢，那我们就需要返回去进行修改了。具体怎么操作呢，那就到了我们的反结账。即我们之前怎么做的，那我们就按照原路返回了。

（9）、反结账


A、先取消月末结账。在记账用鼠标选择要取消结账的月份上，按[Ctrl+Shift+F6]键进行反结账。
B、再取消记账。也是在记账功能下，按Ctrl+H
C、取消审核和签子。
D、执行修改。

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五、账簿查询

工作完成之后那我们需要查询我们的账簿和打印。


主要包括总账、明细账、发生额、余额表、日记账、多栏账等。建针对比较重要的报表进行查询。

这里就不多介绍，大家可以一个一个点开查看。




六、财务报表

财务报表是每一个财务每个月的最后一项工作，用友可以通过系统自动出资产负债表和利润表等。用友UFO报表中预置了个行业的会计报表模板，我们直接选择就可以了。

（1）、选择报表
报表可以自己从新制作，也可以通过预置模板出报表。

找到财务报表，选择『打开』，可以选择预置的财务报表路径。用友通系统预置的模板的路径是：**:\UFSMART\UFO\ufoModel\,其中*是系统的安装目录。进入ufoModel文件夹下，可以选择您的会计制度，然后找到相应的报表。资产负债表的文件名为zcfzb，利润表的文件名为lrb。如下图

可以将这两个表报拷贝出来，放到一个新的文件夹下，方便下一次的查找。



（2）、计算报表

当报表模板调到系统中后，可以很方便的出资产负债表和利润表等等。
这里以资产负债表为例子进行讲解一下
操作步骤
A、打开资产负债表，




B、点击『编辑』菜单下的『追加』下的『表页』，追加一张表页。




C、在财务表报最下面显示如下图的情形，可以在第1页出1月的表报，可以在第2页出2月的报表。
D、点击财务表报最上面点击 ，录入关键字，如下图




E、录入关键字，如果要出1月的资产负债表，就在“月”录入1，“日”录入31,就可以出来1月的资产负责表。如果关键字为灰色，就是不用录入，比如利润表，“日”关键字为灰色，就不需要录入这个关键字。






F、是否重算，点击“是”，如图



G、保存报表，重算后，资产负责表就可以自动算出，如图




注意：
这里的资产负债表是最为普通的格式，如果单位需要属于自己的格式，可以自己进行设置的。由于此次专题着重入门。这次就不做介绍了。后续我会有详细的介绍。

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后话：
以上就是简单财务处理流程以及操作方法，其实简单财务还是比较简单的。简单财务业务流程即下图。大家可以加深一下印象。


补充：以上仅仅简单的介绍了一下大体的操作方法，建议大家多加以练习。如果需要实务帐的朋友跟帖说明，届时我整理出一份练习题供大家实际操作。

新手学习ERP可以先成此次的最简单财务业务开始入门，如果需要继续深入的话，可以关注我后续出的财务业务一体化专题，和生产制造集成ERP 的专题。时间有限，此次专题就到此结束。希望对新手会有帮助。

另外附上WORD版下载地址（发图文贴很辛苦，所以收1点努力值体现一下它的价值）

                                                                     —— By David

digman

不错，挺清楚的   楼主辛苦了

ole

lz很辛苦，回复一下。

qiaoxiaonan

ddddddddddddddddddddddd~~

chijiaoshunv

非常感谢，受益匪浅

qiaoxiaonan

非常感谢，受益匪浅

qiaoxiaonan

最好 能继续深入学习的资料！

wu_yuan_bin

13# qiaoxiaonan

需要继续深入的话，可以关注我后续出的财务业务一体化专题，和生产制造集成ERP 的专题。

xianzhn

谢谢楼主，楼主辛苦了！

溜溜

楼主辛苦了。。。

weterboy

会继续跟踪楼主的帖子。。。。价值不同一般呀

ssp2007

看的好辛苦a

godself

楼主辛苦 致以敬意！

lzpilove

好好, 支持。。。