【案例】勤哲Excel服务器在制造业--物流系统的应用

阿丹

      物流系统业务是制造行业经营管理中重要的一环，引入管理信息系统可以有效提高企业物流信息传递速度，促进物流和信息流、财务流的融合，进而提高企业管理效率。勤哲Excel服务器作为建立在Excel基础上的开发平台，克服了其它物流信息系统系统缺乏灵活性和扩展性等缺陷，可以根据企业的需求开发出完全符合企业实际业务要求的物流管理系统，与企业的库存、销售、财务等系统进行全面整合，本文将介绍一下某机械制造企业在应用勤哲Excel服务器方面的初步成果和实施方案。　　一、系统概述
　　本系统以供应某生产企业所需物资为管理核心，可根据生产订单和生产物料清单(BOM)来自动计算生产各产品所需各原材料，可以动态跟踪库存的变化。实现采购、入库、出库一体化的管理。进行入库记帐和出库记帐，出库采用先进先出的方式、，并提供综合查询、统计、分析、打印各种报表等功能，通过以上系统所产生的信息，能够准确及时地为决策者提供第一手参考资料。
　　二、功能模块划分
　　基础数据：包括模板物料清单(BOM)维护、产品维护、来货单位维护
　　订单管理：负责登记采购部门提供生产订单数据 包括模板：生产任务单
　　出入库管理：负责登记采购入库、车间领料、销售出库、供应商财务结算以及异常业务处理，包括 ：来货登记表、车间领料单、销售出库单、报废处理单、不合格品处理单
　　统计报表：对仓库业务统计查询 包括 实际月末库存、账面月末库存、仓库保管帐、库存查询、生产任务汇总等
　　三、业务流程
　　公司整体业务流程需求如下：根据采购部制定的采购合同，仓库库管对来货进行零件入库登记，并判定其是否合格，合格入库，不合格做退回处理，在货款和发票管理方面，如果款到则财务部登记报表并开出发票，款未到达也在报表上做详细记录以并追踪，生产车间下达生产任务，库管员根据生产任务单和BOM表自动计算出每零件需求量，并根据先入先出原则作出库处理，部分零件作销售出库处理，以上所有流程均可在勤哲Excel服务器定制业务流的功能模块中实现。
　　四、硬件配置要求
　　对于硬件配置和网络环境问题其实大家尽可放心，本系统在企业内部局域网或者互联网都可以实施，勤哲Excel服务器对硬件和网络环境要求较低，我们的服务器配置：CPU： P4 2.8GHZ，内存：1G以上，硬盘80GB以上。这个看似很低的配置运行勤哲Excel服务器已经完全满足，如果选用的是勤哲Excel服务器高级企业版，而且有外地分支机构需要通过互联网使用系统，可以对服务器进行主机托管，以保证有足够的带宽。硬件的配置可以随本企业的情况变动，配置高一点，则运行速度就会更快，反之亦然。
       五、主要应用成果
　　使用勤哲Excel服务器后，该企业实现了基础数据维护和产成品明细清单维护，使得该企业产品分按系列分类，主要表现在以下几个方面：
　　关联单位维护：根据该单位的业务特点，要求对供应商管理采用每种产品系列限定几家供应商方式。
　　产品物料清单(BOM)：纪录每种产品由那些零件组成，根据BOM单可根据需要生产的产品数量自动计算所需的零件数量。
　　名称图号汇总：仓库库存零件信息登记，同时记录零件当前的帐面库存和实际库存，库存数量由出入库单据的回写公式自动刷新，可以自动显示每种零件的当前的库存。
　　同时，由于勤哲Excel服务器对基础数据实现了统一的数据源，从而实现了从订单管理、来货登记、生产任务单一直到出入库管理的全部流程管控。
　　实现要点说明：产品入库会有几种情况：入库同时发票也一起到达或者可以做估价，则帐面库存和实际库存都要记录，如果发票不到达或者不能估价，则只记录为实际库存，采用EXCEL公式简化回写公式处理，增加回写用的帐面库存字段，,用IF来判断是否回写刷新帐面库存。同时，业务要求每个零件出库基本采用先进先出的方式，先按已到发票记帐的记先入先出，未到发票的需要业务员来人工选择。实现方法上可按到发票和未到发票分两个表格计算，同时用EXCEL公式自动按需出库数量计算每入库批次需要出库的数量。实现如下：
　　利用表间公式提取所需生产任务单所需出库产品数量，并根据BOM表计算所需零;
　　利用表间公式实现入库批次查询，分已到发票和未到发票两部分批次数据查;
　　利用EXCEL公式自动计算每批次所需出库数量 ;
选择相关批次，如果懂一些VBA编程知识，可利用VBA实现鼠标点击选择。由于出入库业务数据比较复杂，勤哲Excel服务器还可以将各种出入库数据单独提取，然后用Excel公式合计，同时明细部分在报表上隐藏即可。库管人员在此报表可以查询账面月末实际库存数量。
　　六、总结：
　　面对制造业全球化激烈竞争的挑战和我国制造业大国向制造业强国转变的战略需求，迫切需要进一步加强信息化对制造业企业的支撑。从本文实现的业务功能可以看到勤哲Excel服务器既整合EXCEL本身功能，又提供了强大的数据共享管理功能，并且可以适应企业实际业务需要。本文列举某生产厂的仓库物流系统实现过程，其中提到的设计实现方法可供单位实施本企业信息系统参考。另外勤哲Excel服务器在其它方面的功能也非常丰富，例如可以利用外部数据源、多应用方式(手机短信填报、web填报、邮件提醒)来实现和其他业务系统比，还可与ERP、MES、CRM等系统进行整合，还可实现库存报警、工作流审批等一些公司业务所需要的功能。【联系电话：010-62979404】