中小企业如何做好流程管理

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1、项目背景

创新公司通过近7年的发展，已成为多种IT服务为一体的全面的金融信息服务平台。该公司属于典型的中小企业，有90多名员工，因为服务于对安全性要求极高的期货交易市场，所以公司内部有严格的门禁管理，而每个人所能到达的门禁级别不同，所以即便是公司内部的报批都是一个很繁琐的过程。

而且，该公司在天津设有研发分公司，分公司和总公司之间的审批就更为麻烦，沟通、数据、审核往往不能同步，经常要耗费大量的时间和精力去协调和追踪。因此，公司对OA系统最核心的需求就是流程管理，彻底解决内部审核的过程管理和报表统计问题。

2、实施过程

经过仔细的选型，创新公司选择了以技术领先著称的天翎myApps柔性软件平台。利用该平台可以开发出拥有业内最完善、最灵活、最易用的工作流管理系统，在满足企业各种复杂的流程管理需求上表现优秀，而且采用J2EE平台开发，具有严密的安全设计机制，在安全性、稳定性、拓展性上具有良好的保障。

创新公司的实施策略是：先完全按照标准化的产品进行实施，待对系统的基本应用熟练掌握，并根据应用情况进一步整理需求后再进行二次开发。因此前期的实施工作就比较简单，可分为两个阶段。

第一阶段：系统安装，人员导入。

即安装OA系统，并导入客户的组织机构、用户名，设定岗位级别及各人员对应的岗位名称。系统安装完毕后，广州天翎公司的实施人员对创新的系统管理员进行专门培训，让他们对OA系统的使用和维护有一定程度的理解。这些工作完成后，实施人员和创新的项目负责人沟通，确认需要制作的表单和流程，以及新增需求，根据这些内容安排下一步实施和定制开发的计划。

第二阶段：表单、流程设置，启动系统。

在第一阶段只确定了40余张最常用的表单，包括加班申请单、录用审批单、资产验收单、合同付款审批表、采购计划表、请购申请表、办公用品申请单、固定资产审批表等等，涵盖人事部门、财务部门和综合部。这些表单都由天翎myApps柔性软件平台的开发人员协助创新公司的系统管理员来制作。

公司最初的想法是将分公司和总公司的财务审批统一为一个流程和表单，但在实施时发现北京分公司的审核流程远远比总公司的要复杂，且审核人员的岗位级别也差别很大。另外，因为审批金额的权限不同，表单上进行条件判断的差别也很大，所以就将分公司和总公司的审批模版做了拆离。考虑到后期做报表统计及关联项设定的方便，也放弃了一表单多流程的设置方法。

这表明，过分的追求统一化和自动化会将操作复杂化，反而不利于OA系统的使用，而应该综合考虑规范和易用之间的平衡，这也是天翎开发人员在实施中经常遇到的情况。

经过对系统的内部测试后，系统就可以正式运行了。

后记

作为一个IT企业，创新公司对信息化的接受程度和理解程度都很高，这使其在OA系统的项目中对需求调研、产品选型、实施开发的一系列工作都表现得非常务实和理性，这种正确的思维无疑就是成功的一半，而选择天翎myApps柔性软件平台则是创新公司此举成功的关键所在。