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“我来管管看”系列:采购数量与实际到货数量的差异问题

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发表于 2013/9/5 15:30:13 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 tangzhiming 于 2013/9/5 15:36 编辑

开篇语:国家鼓励企业调结构、转型发展,中国制造的未来是先进制造。先进制造,单是机器设备等硬件先进是不行的,更需要企业打造软实力,向管理要效益。一个业务,如果“我来管管看”,那会怎样?说说业务中的怪现象,谈谈业务中难问题,看看哪些因素受到人的影响?延展整理在先进制造研究中的点点滴滴,从一线出发,一线视角,由点及面,通过谈具体现象,分析管理者与被管理者的言行,探讨改善建议方案,分享企业运营、业务管理的方法和经验,形成一个“我来管管看”系列文章以馈读者。延展咨询资深顾问沈靓在下文中提到的现象,您在企业也曾遇到?又是如何面对和解决的呢?


某大型压力容器制造企业的采购环节存在着这种现象:采购合同所约定的采购数量与实际到货数量常常不一致,并且这种情况还往往发生在主体材料采购上,不仅如此,这种差异多数情况下都能被采购部门认可。


细说此类现象,主要有以下三种状况:

第一种,采购合同明确约定了采购单价,但对于采购数量并未明确,只是填写了预计需要的数量。这样一来,供应商根据自身情况进行供货,实际到货数量与合同签订数量很可能不一致,而相关采购发票只能依据实际到货数量开具,这就导致采购合同的约束效力极为有限。

发生这种情况,一方面是由于供应商强势,采购部门只能约定大致数量,无法控制实际到货数量;另一方面则是由于没有及时把开始的开口合同变为最后的闭口合同,造成了采购数量与到货数量的巨大差异。

第二种,签订采购合同的时候使用的是“理论重量”,即长、宽、高与材料密度的乘积计算而得,实际进行结算的时候使用的是“过磅重量”,即实物的实际重量。因为原材料的生产、加工、测量等过程肯定存在波动和误差,使得原材料的实际重量与理论重量难免存在差异,而入库数量只会依照实际重量进行记录,因此又会产生采购数量与入库数量不一致的问题。

第三种,因人为人工操作失误造成的采购数量与实际到货数量不一致。分为两种情况:一种是采购人员将“采购数量”填写错误;另一种是库管人员将“入库数量”填写错误。第一种情况往往是因为送货数量远大于采购数量,而采购人员又没有及时增补采购订单造成的;第二种情况是库管员填写入库数量的时候操作失误,这家企业库管员每天处理的入库单据数量甚至会达到上百张,这种操作失误在所难免。


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发表于 2013/9/16 17:47:01 | 显示全部楼层
这个电力行业也存在,原因是购买时是数量,但收货时记重量。
发表于 2013/9/16 18:01:06 | 显示全部楼层
呵呵,记错了,问题有点不一样。是货到后很久才能称出实际重量,所以就直接按照订单重量收货,实际称出重量后再做了开发更改数值。如果按照我们的咨询方建议,收货只是交接,称出实际重量后才能实际收货记账。但这会影响到收货及时率的考核指标,所以用户不干。

点评

系统开发会影响到内部业务的方方面面,考核绩效往往是最容易引起矛盾的地方。  发表于 2013/9/17 10:01

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