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有關A-A管理法中最基本要素的工作紀錄範例 (1991年9月2日至同年12月16日共優選出九則有代表性的工作紀錄) 筆者(即吳江)於多年前，就筆者所首創的《A-A管理法》系統，被形成文字之後，並續後被編撰成一系列叢書中。書被命名為：《在工作當中為什麼要把工作紀錄取代報告》這一專輯内容，有非常詳細和具體的論述和闡明。並從各個角度，進行説明《工作紀錄》(Working Note)，在中外每個機構與企業，日常運作當中的必要性、作用、特點、規範及範例等，詳細内容和説明。現在為了，讓屬初步，想深入窺探和了解這方面，新事物的讀者知道：爲何應切實地要採用，A-A管理法中，最具創意；最具特色；最能反映當場真相；屬最基本要素的《工作紀錄》(Working Note)，代替傳統而老套的<報告>(Report)的原因。同時亦可説明：有關上述的工作紀錄，爲何對任何工作中，要做好本份工作的人員本人。包括任何企業或機構，要取得優質及有效的營運。所能帶來，意想不到好處。可充分能明白：有關所有，相關的員工，要是能完備地，作好每份都應被記好，以撮要而屬重點方式記錄的工作紀錄，對妥善評估與處理好，相關的計劃和工作。當然包括，對營運好一間企業或任何一所機構。是非常必要和關鍵的日常工作；亦屬無可或缺的重要工作手段。同時對妥善，建立好企業或任何機構，所需具備準確資訊的檔案及資料庫。使公司繼續保有，可以持續發展的條件，極有裨益和必要。 未了達到以上，所提及的目的。故此本人(吳江)特意，於將近二十年前，從筆者本身公司的資料庫中。小心選取，屬下各地僱員。因與公司日常業務，有關的不同事項。所分別記下，一共九份的工作紀錄。茲附錄於下面，作為範本。謹供各位初入門的讀者，作為參考及研判之用： ————————————————————————————————————— 09-02-1991 夏愛賓與江海貿易公司上海辦事處之蔣寶寶先生了解其“液壓硫化機”項目事項 SHO夏愛賓，按照吳江先生之意。返抵上海次天（08-28-1991）早上九時，與江海貿易公司（香港上海辦事處，設在上海賓館）之蔣寶寶先生，取得聯繫後。便馬上去上海賓館蔣先生處。經瞭解：42“液壓硫化機”，是上海輪胎機械設備廠，爲馬來西來客商，所搞之專案。而輪胎硫化機電腦控制系統，是由上海電器技術研究所所承擔。廠與所之技術員，在技術方案上有分歧。廠要求全部採用國外電腦和電器元件。而所則希望採用國產STD産品。爲此蔣先生要求夏，再於當日下午，與輪胎機械廠長趙可秀女士，技術員葛怡華小姐及蔣先生方面之陶志范先生、曹思霖先生等工程師。介紹Pro-Log (P-L) STD産品。認可後，再約電技所的王浩泉先生、馬越先生等人，於08-30-1991下午，在上海輪胎機械廠，統一意見。夏詳細介紹了P-L STD産品之性能，五年保用期等，非國產STD 産品，所無法達到之指標。同時解釋了P-L公司，對用戶在技術方面之良好支援等；硬體無需用戶自行維修。可通過用，DHL付運，返修之快捷服務。若産品返銷馬來西來後，無需因電腦硬體故障。而耗費大量人力與經費，進行善後服務。另外，還介紹了香港SEL和B.S.兩公司之工作特點。接著再向大家介紹了P-L新産品，在技術上發展很快。5A爲早期産品，根據硫化機之控制特點，建議採用60/PLC。惟用戶不同意，採用60/PLC。便推薦了MODEL 100，性能價格較高，美國的P-L公司STD 産品。 08-03-1991下午四時半，再應蔣先生之要求，到上海賓館，爲其作好清單配置。 09-02-1991，電技所馬越先生來開發公司。夏再給了些有關P-L之STD産品資料，讓電技所有關人員，能熟悉P-L之産品。 ————————————————————————————————————— 09-01-1991 港司吳煒民往香港滙豐銀行分行進出口押匯部瞭解一份信用證之議款費用情況 下午二時許，吳煒民爲了要瞭解清楚，一份信用證之議款費用情況，民攜帶P.O.#：P-T1079/NPC-81之有關編號HA118469L/C及銀行扣除費用清單影本，前往香港上海滙豐銀行，靠近我司之分行，進出口押匯部。詢問有關SEL用L/C議款時，爲何會額外另行扣美金90多元之銀行手續費。而L/C上則列明臺灣以外之費用，才由SEL支付。惟此90多美元費用中，有60-65美元，非香港方面銀行扣除者。據該部職員解釋，該60多美元之費用，是臺灣開證行發電報到美國一間銀行，再由該美國銀行發電報予香港滙豐銀行，通知其付款予SEL之電報費用。後該職員還把其L/C付款部門之電話告知民，因其表示：上述部門人員，對有關手續比較瞭解。 民返回公司後，撥電話號碼：7339269，由一姓彭小姐接聽。據彭小姐告知：編號HA118469（P.O.#：P-T1079/NYPC-817L/C，議款時所收之60美元費用，是由臺灣開證行所收。民表示：L/C上列明有關臺灣以外之費用，才由受益者之SEL支付，彭告不知道，惟可代發電報，向臺灣開證行諮詢有關情況。民表示：要考慮一下，該如何處理，才再麻煩其部門進行好了。 ————————————————————————————————————— 10-17-1991 廣州辦事處姚棟樑與桂林電器科學研究所楊柏青女士聯繫事項 據共用遠洋賓館，610房之人員轉告：有位楊姓女士，曾多次致電該處，找GZO姚棟梁，說是有些技術問題，要瞭解清楚。本日姚在深圳布吉，致電桂林電科所自動化分所，與其工程師，楊女士取得聯繫。楊女士主要詢問，有關OPTO 22之I/O系統OPTOMUX。在其控制裝置，如何與P-L之工控機連接。當下姚表示：OPTOMUX之系統，可通過AC78模板與P-L之7825PLC CPU卡上之RS232通訊口連接。B.S.已有用戶用過，這種連接是沒問題者。姚又向楊女士，問到其所，按深圳興邦以前所定，是否要再定一套相似之系統？楊女士回告：是對的，只是款項尚未落實，可能在下月左右，就可落實。另外，在訂貨配置方面，可能有些調整，屆時再與姚，一同商量，姚再問及其所購之系統，進口代理打算由哪單位承辦，楊女士表示：已基本確定，是由華蘭德貿易採購部代辦，而比價則爲1：8.2。對此比價，其所也基本接受，後楊女士反問姚，上述比價是否可以再商量。姚估計應沒大問題，惟到時請其所派人與華蘭德在廣州，直接共商訂貨事。 ————————————————————————————————————— 11-09-1991 港司李瑩瑩接聽了深圳五嶽人員電話就其進口之五個14〞INTECOLOR顯示器的投訴 上午十時許，深圳「五嶽」人員來電話，由李瑩瑩接聽。「五嶽」人員表示：其司從我司進口之五個INTECOLOR14〞 MONITOR（P.INV.#B1123,P.O.#：W-BS1077/SWETCL-1）中。有兩個之鋁架的焊接，有分離跡象，且發現包裝非原來之包裝。另兩台20〞MONITOR仍未收到。「五嶽」人員還表示：會與進口公司的深圳「先科」聯繫，由「先科」出費用，把該兩部MONITOR之鋁架換好。據「五嶽」人員告：該兩部MONITOR在試機時，完全沒有任何運作上之問題。李曾多次請該名人員留下姓名，惟對方均不願告知。 約上午十時半，香港代出口的「捷通」之韓心海先生來電話，告知因P.INO.#B1123所定之兩台14〞MONITOR事，要我司把其司於10—11—91發來之傳真，轉發予「五嶽」，主要是通知「五嶽」有關該兩台14〞顯示器之鋁架問題，是從我司收到時，已發現有問題的。煒民向韓表示：會於11-12-91去廣州與吳江先生見面時，告知吳先生上述事。且吳先生將會於深圳，與「五嶽」人員面談時，相信會把問題解決的。韓先生要求，最好於今天，把有關傳真件，就「五嶽」因兩部14〞MONITOR有問題，現時「五嶽」不肯付款。發予其公司。 民當下又向韓先生，詢問有關另外兩部20〞MONITOR，有否仍未發送予用戶？韓先生面告：因該20〞與14〞MONITOR，要被分批付貨，故要遲些，才可把該兩台20〞顯示器，運予用戶無誤。 ————————————————————————————————————— 11-28-1991 港司曾海鷗接聽了江門譚炳熏先生來長途電話情況所記的工作紀錄 上午九時許，江門的譚炳勲先生，打來長途電話，找吳江先生。因吳先生當時不在公司，由曾海鷗接聽。曾當下請譚先生，最好於稍後，約十時左右再來電話。譚先生答應照辦不誤。 早上吳先生去機場，接了從日本東京來的IBS總裁：S. MOCHIZUKI樣(即先生)，返到到公司。隨後S. MOCHIZUKI樣，與我司李小姐，一起去國家外交部，駐港簽證署，申領到中國大陸之入境簽證後。因已屆下午二時許,仍未見譚來電話。吳先生便自行直接，致電話給江門的日普公司，找到譚先生。並向其告知:日本IBS總裁S. MOCHIZUKI樣，已到了港，亦辦理了到國内的簽證。今天傍晚，吳先生將會與S. MOCHIZUK樣，將一起到深圳。明天早上，會與首鋼之吳曉石先生和姚棟梁博士一道，由吳曉石先生開車，前往廣州。估計會於當日下午四時左右，抵達廣州中國大酒店。因此曾，就約定了譚先生，屆時在中國大酒店大堂，等候吳先生等人的來臨。曾並告譚先生知道，他將與吳曉石先生，同住一間房間。將於次日11-30-91下午，一道前往江門。由於該日本人，盼望在譚家共用晚餐，一則，可與譚先生父及其家人見個面；二則，可讓他也可對中國人，一般之家庭，有個瞭解與體會，譚先生當下答應，將會照辦無誤。 ————————————————————————————————————— 12-04-1991 有關SCAC黃少潮關於其中山精密化工廠定購P-L等產品定單來貨等問題 早上SCAC黃少潮先生，把其中山精密化工廠定單：BYPC軟體定單等近二萬美元合約，用傳真發來我司，然後再致長途電話予吳江。目的盼能儘早來貨。吳表示，一定要簽了合同，其才能開出信用證，收不到信用證，我方無法向P-L下定單。最重要還是要盡早，把其合約簽署好。反正明天我司，姚棟梁博士來深圳。其可把合同，由姚博士帶來深圳。與吳江碰面時，讓吳簽了，蓋好公司章。姚博士於次日(12-6-91)，返穗時便可馬上交還予黃先生他無誤。黃先生表示：同意如此辦。當下，便把姚博士之遠洋賓館1610室電話及姚博士家電話，向黃先生，交待清楚。 吳見到合約上交貨期是一個月，問黃先生何解？黃先生之意，目的可逼我方，盡早交貨。吳當下表示；這種做法，不符合我司之一般L/C付款之60天交貨期做法，黃先生表示：可按我方之做法辦，惟請我方，盡早交貨。吳向黃先生，詳細地解釋：。我司一向做事，照足規矩，守法而按章辦事。但亦秉持，待客之道，盡量做到最好！故一定全力，安排把貨，早日被運送給他們無誤。 ————————————————————————————————————— 12-04-1991 有關香港開源行代表嶺大煉油廠定購P-L及OPTO 22産品之領貨等問題 上午10：30，代表嶺大煉油廠，定購P-L及OPTO 22産品之香港開源行，孫先生來電話，詢問P.1NV#：B1135A（P.O：P-BS1128/CLLYC-1）之定貨中，該件7872—01，漏加OPTON7，是否已換妥：偉民回告：吳江先生尚未返回公司。故請其留下電話，稍後待吳先生返後，盡早給其覆電話，孫先生便留下電話：771-9378。 稍後，吳江本人給孫回電話，並向孫先生告知：P-L方面已來傳真告知，上述配有正確OPTIONS之7872-01卡，預計明天寄予B.S。吳同時向孫先生表達了，對其開源行，處理與B.S.定貨做法上，有不公平及不當之處。因其早已知道：OPTO 22之貨，是向L.A.之WE1定購。而STD産品，則向美國另一地區之P—L定購。因此，才要分爲兩份定單處理。惟OPTO 22産品，早已於一個月前已到貨。而其公司就是不取貨，堅要等P-L之貨來了，才一起取走。做事只求自家方便而不按合約所定，遵照合約承諾辦理。於道理上，實在不合。 反觀，我司的做法：當一收到P-L貨品後，即自行小心清點來貨。只發覺幾十件卡中，只其中7872-01卡，發覺未帶OPTON7，即非原定之20MHZ，而是16.5MHZ。我司便不敢隨意向其交貨，就立即請P-L，馬上用DHL把帶正確OPTIONS之7872-01卡寄來替換。可見我們B.S與P-L兩間公司，做事負責任。孫先生對我方，做法表示理解。主要因孫先生考慮到，其老闆葉先生在交貨時，可能不在港。所以先要，把貨款備妥，才取貨。吳當下與孫先生，雙方定下以1：7.76之美元換算港幣的比率。同時請孫先生，以銀行本票付款。 今天上午11：05，開源行之葉先生來電話，由吳煒民接聽。葉先生詢問：P. 1NV#：B1135A即P.O：P-BS1128/CLLYC-17之替換件：7872—01卡，究竟到了沒有。民回告：P-L已於昨天，把一件7872-01卡，連同所附正確之選項(OPTIONS)，用DHL寄出予B.S.。最遲相信會於下星期一(12-16-91)，將會收到該件卡。屆時會馬上通知其公司，派人來取貨無誤。葉先生告知，屆時會有一位，熊姓先生來我司取貨。 同日上午10：40左右，臺灣福興工業股份有限公司，林玉水先生來電話，找吳江先生。由吳煒民接聽，林先生主要希望知道，吳江先生何時去臺灣。因其收到吳先生之傳真，表示近日會去臺灣，惟並無說明去台之日期。若吳先生來台之日期確定下來後，請吳事先發傳真，通知林先生無誤。另外，林還告知，我司寄予其公司之資料，亦已收妥。 ————————————————————————————————————— 12-14-1991 港司吳煒民與香港奧克蘭有限公司人員處理其所訂貨等問題 12-12-91下午四時許，奧克蘭有限公司（AICL）採購部Katherine Chan，即陳小姐來電話表示：P. INV#B1138（即定單P.O.#：W—BS1084/AICL—2）之餘款支票已準備好。吳煒民當下，請其來取貨。陳小姐解釋：其司沒人來取貨，要求我司可否派員送予其司。民認爲：有兩個辦法：一、最好由其司，派人來取貨；二、假若一定要我司派人，送貨予其司的話，則往返之車費，應全由其司支付。陳表示：如要其司支付車費，則要與其司之陳夏秋先生聯繫才成。因採購事與其無關，同時並不知陳夏秋先生，與我司如何決定送或取貨事。民當下指出，定單P. 1NV#B1138中，條款已列明，是FOB/USA離岸價。且附註上，亦有寫明，由其司派員來B.S.取貨的。因覺理虧，陳小姐便推說不知道，讓我司最好與陳夏秋聯繫。民只好再致電話找陳，陳推託工作忙。並表示：連上述事都管是不可能的。且收貨事，應由採購部負責。故著民，還是與陳小姐聯繫爲好。民將陳之意見轉達予陳小姐後，陳小姐對此，甚表不滿。其一再表示：不知陳與我司如何談定貨事，其只是按章辦事而已。所以若我司不送貨便算了。陳小姐建議民，最好與陳或其老闆洽談交貨事，不要再其本人（陳小姐之電話聯係號碼：695-9913）。 後吳江先生知道此事後，再致電找到陳小姐，向其表示：要是按章辦事的話，照定單之規定，其司派員來B.S.取貨，是合理的。雖佔用了我司人員，工作時間，我司仍願代為送貨。假如其司，還不願付我司的來回車資的話。這不僅不領情，更於理不合。陳小姐語塞無以對答，只好要吳，還是與陳夏秋先生或其總經理談此事。吳從陳小姐處得知，其總經理名爲：胡國威先生與電話號碼。當下致電找到胡，與胡通話中，感到胡是個明理人，其表示，待其與有關人員瞭解後，會儘早向我方告知結果無誤。 今天上午十一時許，陳夏秋先生就上述定單事，致電我司表示：其司老闆已同意，有關我司送貨所付之車資，由其司付回是可以接受的，故請我司馬上將貨送予其司。惟今天工作較忙，又是星期六，故民表示：預計要下星期一，我司才能把貨送交其司，陳表理解，並告貨送到其司時，交陳小姐，作交收便可。 ————————————————————————————————————— 12-16-1991 北京辦事處董忠小姐用港司之電話從北京打來對方付費的長途電話過程紀錄 中午近13：10，董忠小姐，用B.S.之(0852)724-0826電話，從北京打來COLLECT CALL(港方付費電話)，其表示：除了收到SEL吳江於12-14-1991，發去編號F10328/CN傳真之外。昨天又接到GZO，姚棟梁博士從廣州打去之長途電話，並表示：吳江將會于明天前往廣州，切盼董小姐，能也于明天能到廣州，與吳等一齊見面。幸好，董小姐剛去了民航售票處，把明天之CZ3116，從北京開13：15之班機，到廣州機的機票買到。預計兩個半小時，便可抵達廣州了。 吳江當下向董小姐囑咐，因姚博士今天去了深圳出差，今晚會返回廣州。估計到機場接董小姐，應無問題。惟萬一董小姐，在廣州機場候上十五至廿分鐘左右，仍未見姚博士來接。可自行乘計程車，到遠洋賓館1610室。在該處趙立秋先生或李澤洪先生，任何一人或二人會在。而吳本人，將會于明天下午，約於下午五時許，便會抵達廣州。很可能姚博士接了董小姐後，一起去火車站接吳。 另外，因董來一次廣州不容易，盼其今次落實，爲SEL在北京工作時，則要留在廣州，一星期到十天左右，進行初步的培訓。對她返北京工作，肯定大有幫助。董小姐認爲：可以作此安排無誤。
相信本文的各位讀者，在閲覽了，上述共九份。由筆者本人，我司在香港及國内，各辦事處的不同同事。以《工作紀錄》的方式，代替了一般傳統而屬老套的<報告>，是否能分辨，其分別與好處？其好處和差異的原因和地方，在此，就不再贅述了。假如有誰，對此發生興趣的話。請自行參閲，《A-A管理法》系統，系列叢書中。書被命名為：《在工作當中為什麼要把工作紀錄取代報告》，這一專輯内容，便知分曉。另外，大家亦可從以上，各份工作紀錄中，可窺視筆者，以前以怎樣的理念營商及待客之道。 吳江重新整理及編撰於2010年，4月，18日。 《本文材料由A-A智庫提供只可被傳閱請勿複印因版權所有》 | 
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